کاردکس انبار

«کاردکس انبار»

توی این مقاله قراره بپردازیم به موضوع کاردکس انبار که یکی از مهمترین و کلیدی ترین گزارشاتی هست که اتفاقات و رویدادهای مربوط به یک کالا رو برای ما نمایش میده.

گزارش یا کارتی که در یک نگاه به ما نشون میده گردش یک کالای خاص در یک انبار خاص در یک بازه زمانی خاص به چه شکل بوده اسمش کاردکس کالاست یعنی اگر فرض رو بر این بگیریم که در یک کسب و کار فقط یک انبار و یک نوع کالا وجود داشته باشه و این انبار در تاریخ 01/01، تعدادی موجودی کالا داخلش بوده حالا گزارشی که نشون میده اون کالا در اون انبار خاص در ابتدای دوره چه تعداد موجودی داشته و ارزش ریالی اون موجودی ها چقدر بوده و اون گزارشی که نشون میده از اون کالای خاص در طول سال مالی چه تعداد کالا وارد اون انبار شده و ارزش ریالی اونچه که وارد شده چقدر بوده و  دلائل مختلفی که بخاطرش اون کالا وارد اون انبار شده چی بوده و اون گزارشی که به ما نشون میده در طول سال مالی چه تعداد از همون کالا در همون انبار به چه دلیلی، با چه نرخی، با چه مبلغی و با چه تعدادی از انبار خارج شده و نهایتا اون گزارشی که نشون میده در پایان هر روز چه تعداد از اون کالا توی اون انبار موجوده، اسمش کاردکس کالاست.

پس به زبان ساده میشه گفت کاردکس گردش موجودی ابتدای دوره، ورودی ها، خروجی ها و مانده موجودی کالا رو نشون میده و برای حسابدار انبار علاوه بر نمایش تعدادی کالا در ابتدای دوره، ارزش و ریال کالا رو هم نمایش میده و همچنین نشون میده در طول سال مالی چه تعداد کالا با چه ریالی وارد انبار شده و چه تعداد کالا با چه ریالی از انبار خارج شده و در نهایت نشون میده که در پایان دوره چه تعداد از اون کالا داخل انبار موجوده پس کاردکس یک کالا گردش اون کالا رو در یک نگاه به نشون میده و اجازه میده که انباردار و حسابدار انبار نسبت به شرایط و وضعیت اون کالا آگاه بشن و درک درستی از گردش موجودی کالا داشته باشن.
کارت انبار
در گذشته که به صورت سنتی عمل میشده تمام ورود و خروج کالا در قالب کارت انبار مکتوب میشده، این کارت انبار نقش کاردکس کالا رو داشته و انباردار به ازاء هر کالا و به ازاء هر انبار یک کارت انبار تکمیل میکرده، این کارت از قسمتهای مختلف تشکیل شده بود

در بخش اول این کارت میبایست نام جنس یا نام کالا وارد میشده و همچنین کد جنس یا کد کالا وارد میشده سال مالی هم توسط انباردار داخل کارت درج میشده و اسم انبار، حداکثر و حداقل موجودی، حد سفارش و مقدار سفارش نیز درج میشده و چون احتمال داده میشد که تعداد صفحات کاردکس بیشتر از یک برگ بشه انباردار موظف میشده که شماره صفحه رو هم درج کنه،
برای بخش دوم میبایست میزان مصرف ماهانه کالا مشخص میشده یعنی انباردار بر اساس تجارب گذشته و اونچه که قبلا وارد کاردکس کرده بود مشخص میکرده به ازاء هر ماه چه میزان از اون کالا مصرف میشده، در حال حاضر که نرم افزارهای حسابداری و زیر سیستم انبار وجود داره و اطلاعات رسید و حواله و انتقال بین انبارها و حواله مصرف و گزارش تولید داخل اونها درج میشه این امکان فراهم شده که از کاردکس ها و اطلاعات کاردکس ها گزارشات مختلفی گرفته بشه البته زمانی که این کاردکس به صورت دستی تکمیل میشده این گزارشات کوچک هم انباردار و هم حسابدار انبار رو راهنمایی میکرده که چه اتفاقی در طول ماه یا سال برای اون کالا افتاده و برای مدیریت بهتر موجودی اطلاع رسانی انجام میشده،
در بخش سوم ردیف به ردیف اطلاعات وارد میشده و معمولا در ردیف اول مشخص میشده که از اون کالای خاصی که اون کارت انبار براش تعریف شده در ابتدای سال مالی چقدر موجودی داخل انبار بوده و چون انباردار ملزم به درج ارزش ریالی کالا نبوده و ارزش ریالی موجودی براش مهم نبوده یا حتی اگر مهم هم بوده باشه بخاطر روشهای کنترلی نباید اجازه داده میشد که انباردار در جریان ریال اقلام قرار بگیره پس به همین دلیل توی کارت انبار در رابطه با ریال کالا ستونی مشخص نشده و در ادامه سایر ردیفها زمانی پر میشده که در طول سال مالی به دلائل مختلف کالایی از همون نوع وارد انبار میشده که اصطلاحا در زمان ورود کالا به انبار گفته میشه که رسید صادر شده و انباردار رسید تعدادی صادر میکرده و اطلاع رسانی میکرده که چه میزان از اون کالا به انبار رسیده، در طی سال بنا به دلائل مختلف انواع مختلف رسید توسط انباردار صادر میشده و ردیفهای پایین تکمیل میشده یکی از انواع رسیدها، رسید خرید هستش اگر فرض کنیم که از این کالای خاص ابتدای دوره مثلا 5 واحد داخل انبار بوده و به طور مثال در اول اردیبهشت ماه 100 واحد دیگه از این کالا خریداری شده، انباردار باید رسید خرید تعدادی صادر میکرده و یک ردیف دیگه از این کاردکس رو تکمیل میکرده به این صورت که اول اردیبهشت ماه طی سند شماره… که میتونه شماره سریال رسیدی باشه که به صورت دستی توسط انباردار تکمیل شده و در ستون وارده میزان خریدی که از اون کالا انجام شده درج میشده و در ستون موجودی مجموع اون کالا وارد میشده که این موجودی شامل مجموع موجودی اول دوره و خریدی بوده که انجام شده که طی مثال ما میشه 15 واحد، پس یکی از دلائلی که بخاطر اون ردیفهای کاردکس پر میشه رسیدها هستن، بنا به دلائل مختلفی کالا به انبار وارد میشه و میرسه به انبار که گفتیم ساده ترینش رسید خرید هستش (طی مقاله انواع رسید انبار توضیحات لازم در این رابطه داده شده) و بنا به دلائل مختلف دیگه ای هم ممکنه کالا از انبار خارج بشه به طور مثال واحد تولید درخواست میده که چون باید کالایی تولید بشه نیاز به50 واحد از اون کالای موجود در انبار داره و برای این منظور یه درخواست کالا به انباردار تحویل میده و انباردار درخواست مربوطه رو بررسی میکنه و مجوزهاش رو چک میکنه و 50 تا واحد از کالا رو تحویل خط تولید میده توی این شرایط انباردار یک ردیف دیگه از این کاردکس رو پر میکنه و این بار، حواله صادر میکنه و میبایست توی ستون صادره اطلاعات اونچه رو که خارج شده به صورت مقداری درج کنه و توی ستون شماره سند باید شماره درخواست کالا از انباری رو که دریافت کرده، وارد کنه و در نهایت توی ستون موجودی باید تعداد باقی مونده از اون کالا رو وارد کنه و به این صورت بود که بنا به اطلاعات درج شده داخل کارت انبار میشد هر زمان به گردش موجودی اون کالا دسترسی داشت.
زمانی که کاردکس های کاغذی کنار گذاشته شدن و نرم افزارها جایگزین اونها شدن علاوه بر اینکه از لحاظ ظاهری این کاردکس ها بهبود پیدا کردن، گزارشات متنوع تری رو هم میشه از نرم افزار اخذ کرد.
یه نمونه از کاردکس کالا رو که از طریق نرم افزار صادر شده براتون میگذارم؛

توی ردیف اول که درج شده شماره 0001 نشون میده که توی تاریخ 1402/01/01 نوع عملیات موجودی ابتدای دوره هستش که نشون میده 593.000 واحد از این کالا رو داخل انبار داشتیم که ارزش ریالیش 31.547.600 ریال بوده و در انتهای این ردیف تعداد آخر دوره و مبلغ آخر دوره کاملا مشخصه که این آخر دوره منظور آخر سال نیست بلکه پایان روز 1402/01/01 هستش، همونطور که گفته شد بنا به دلائل مختلف کالا وارد و یا از کاردکس خارج میشه، در ردیف دوم می بینیم که در تاریخ 1402/02/05 به دلیل صدور حواله تولید 593.000 واحد از این کالا از انبار فرستاده شده به خط تولید که توی ستون تعداد صادره این مقدار درج شده و در نهایت تعداد آخر دوره صفر شده یعنی از این طریق متوجه میشیم که در تاریخ 1402/02/05 در پایان روز موجودی از این نوع کالا توی انبار وجود نداره در تاریخ 1402/02/22 بنا به دلیل صدور رسید انبار تعداد 7.800.000 واحد از این کالا رو دوباره به انبارمون اضافه کردیم که فرض میکنیم این رسید به دلیل خرید این کالا صادر شده و در انتهای ردیف میتونیم موجودی کالا رو در پایان اون روز ببینیم که 7.800.000 واحد هستش، در تاریخ 1402/03/22 حواله تولید صادر شده که تعداد 5.376.000 واحد از این کالا از انبار بنا به حواله تولید وارد خط تولید شده که در انتهای این ردیف میشه موجودی این کالا رو در پایان روز دید که 2.424.000 واحد از این کالا توی انبار موجوده. پس کاردکس کالا موجودی ابتدای دوره و ورودی ها و خروجی ها و مانده رو در هر تاریخ به ما نشون میده و همونطور که گفته شد انباردار با تعداد کالا سر و کار داره یعنی تعداد اول دوره، تعداد وارده ها بنا به دلائل مختلف، تعداد صادره های از انبار و تعداد پایان دوره پس انباردار کوچکترین کاری به ریال اونچه که جابجا میشه نداره و وظیفه بررسی و پایش قیمت گذاری ریال کالاها توی کاردکس کالا برعهده حسابدار انباره.

فارغ از اینکه کاردکس انبار کاغذی باشه و با دست پر بشه یا از طریق نرم افزار و زیر سیستم انبار با صدور انواع رسید و انواع حواله های سیستمی، تکمیل بشه یک روال مشترکی برای اینکار وجود داره البته در حال حاضر اصولی تر اینه که حداقل اگر وارد کسب و کار تولیدی یا بازرگانی شدیم که بخش قابل توجهی از سرمایه در گردشش در قالب موجودی کالاست پس منطقا باید یک سیستم حسابداری مناسب داشته باشیم که شامل زیر سیستم حسابداری انبار باشه که بتونیم به گردش انبار نظارت داشته باشیم پس با این فرض پیش میریم که کسب و کارمون دارای این نرم افزار حسابداری و زیر سیستم انبار هست، حالا در ابتدای کار دوتا حالت پیش میاد؛
حالت اول؛ زمانی هستش که اولین باره این نرم افزار رو نصب کردیم یعنی وارد کسب و کار شدیم که نرم افزار نداشته و برای بار اول داریم کالاها رو تعریف میکنیم و دیتا وارد نرم افزار میکنیم
پس اولین ردیفی که باید توی کاردکس ببینیم موجودی ابتدای دوره اس مشروط بر اینکه اون کالا واقعا در ابتدای دوره موجودی داشته باشه یعنی فرض بر اینه که سال گذشته بر اساس روال اصولی و درست انبار گردانی انجام دادیم و موجودی دقیق تعدادی و ریالی کاملا مشخص شده و حالا اگر اولین بار در سال مورد نظر داریم از نرم افزار استفاده میکنیم چون دیتای سال قبل رو نداریم مجبوریم اطلاعات انبارگردانی قطعی شده رو که همه تایید دادن، دریافت کنیم و وقتی کالا رو توی سیستم تعریف میکنم برای اولین بار خودمون بهش اطلاعات مقداری و ریالی ابتدای دوره رو بدیم البته باید حواسمون باشه اگه دیتای ما، هم داره نیاز مدیریت رو جواب میده و هم قراره برای سازمان امور مالیاتی ارسال بشه مسلما باید موجودی ابتدای دوره این کالا چه به لحاظ مقداری و چه به لحاظ ریالی با اطلاعاتی که سال قبل به سازمان امور مالیاتی داده شده همخونی داشته باشه یعنی باید با اظهارنامه مالیاتی که سال گذشته به سازمان ارسال شده هماهنگ باشه ما نمیتونیم بگیم که 593.000 واحد کالا با ارزش 31.542.600 ریال داریم ولی زمانی که به اظهارنامه نگاه میکنیم سرجمع موجودیها به صورتی باشه که این عدد با دیتای ما همخونی نداشته باشه پس باید حواسمون باشه که دیتای ابتدای دوره مون کاملا با اطلاعاتی که قبلا بیرون از کسب و کار فرستاده شده مثل اظهارنامه ارسالی برای سازمان امور مالیاتی، دارای اطلاعات یکسان باشه.
حالت دوم؛ زمانی هستش که ما نرم افزار رو اولین بار نیست که RUN میکنیم پس موجودی ابتدای دوره مقداری و ریالی به نرم افزار نمیدیم یعنی فرض بر اینه که سال گذشته ما این نرم افزار رو داشتیم و زیرسیستم انبارش هم کار میکرده و رسیدها و حواله ها در سال گذشته خورده و تا پایان سال این روند ادامه داشته و عملیات انبارگردانی رو هم داخل نرم افزار اعمال کردیم و اطلاعات مقداری و ریالی کالا که توی انبارگردانی مشخص شده در پایان سال قبل توی کاردکس قطعی شده و فقط کافیه با استفاده از کمکی که از پشتیبان نرم افزار میگیریم ازشون درخواست کنیم که اطلاعات موجودی های سال قبل به سال مالی جدید انتقال پیدا کنه توی این شرایط ردیف اول کاردکس چه به لحاظ تعداد و چه به لحاظ ریال، خودش میاد و از اطلاعات سال قبل میخونه و به صورت زیرسیستمی به سال مالی جدید منتقل میشه و حتی اگر این اعداد واقعی نباشن چون طی اظهارنامه ارسالی به سازمان امور مالیاتی همین اطلاعات رو دادیم دیگه نمیتونیم اطلاعات مربوط به ابتدای دوره رو تغییر بدیم چون با این کار تناقض در گزارشات پیش میاد و منطقی هستش که در زمان رسیدگی مالیاتی، ممیز ورود کنه و اول از همه اطمینان پیدا کنه که اعدادی که تحت عنوان اعداد ابتدای دوره داخل نرم افزار دیده میشه با اعدادی که در سال گذشته اظهارنامه اش رو به سازمان امور مالیاتی ارسال کردیم همخونی داشته باشه.
حالا اگر زمانی این همخونی وجود نداشته باشه چکار باید کرد؟ اگر این همخونی بین اعداد وجود نداشته باشه امکان داره باگ نرم افزار باشه پس زمانی که پشتیبان نرم افزار اطلاعات موجودی کالای سال قبل رو انتقال میده به سال مالی جدید بعد از اینکه این اطلاعات انتقال پیدا کرد باید به لحاظ ریالی و به لحاظ مقداری کنترل انجام بشه برای این منظور باید اطلاعات، داخل اکسل ریخته بشه و اطلاعات سال قبل با سال جدید تطبیق داده بشه تا مطمئن بشیم که باگ نرم افزار وجود نداشته باشه و باید موجودی کالامون با مقدار و ریال سال قبل عینا به ابتدای دوره کاردکس سال جدید منتقل بشه.
طی این مقاله سعی شد تا در رابطه با کاردکس کالا توضیحاتی داده بشه برای آگاهی از وضعیت های مختلف و انواع رسیدهای انبار که صدورشون باعث پر شدن ردیفهای بعدی کاردکس کالا میشه میتونید به مقاله «انواع رسید انبار» مراجعه کنید.