دستورالعمل و چک لیست

«دستورالعمل و چک لیست»

توی این مقاله قراره بپردازیم به دو مستند سازمانی به نامهای دستورالعمل و چک لیست
داخل مقاله مربوط به آئین نامه و روش اجرایی توضیح دادم برای اینکه ما داخل یک سازمان گردش صحیح اطلاعات و همچنین نظم در انجام امور رو ساماندهی کنیم نیاز به تهیه و تنظیم چهار مستند کلیدی داریم، این چهار مستند عبارتند از:

1-آئین نامه
2-روش اجرایی
3-دستورالعمل
4-چک لیست

و حالا میرسیم به بررسی دستورالعمل که سومین مستند از اون چهار مستند پرکاربرده و اگر برای واحد مالی و همچنین فعالیتهای سایر واحدها تهیه بشه و به درستی اجرا بشه نظم فوق العاده ای در انجام امور و در گردش اطلاعات داخل سازمان اتفاق میوفته و تا حد بسیار زیادی هم به مدیریت هزینه کمک میکنه، حالا دستور العمل چیه؟
گفتیم آئین نامه قانونه یعنی مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره مطابق قانونی که خودشون وضع کردن میگن برای اینکه کسب و کارمون آسیب نبینه و برای اینکه حاشیه سودمون رو از دست ندیم و برای اینکه جریانات نقدی مون بهم نریزه هر زمان واحد تولید نیاز به اقلام مواد اولیه داشت باید در اختیارش قرار بگیره
روش اجرایی میگه برای اینکه اون قانون پیاده بشه باید فلان واحدها در فلان تاریخ ها فلان کارها رو انجام بدن تا تهش مواد اولیه در تاریخ مشخص در دسترس واحد تولید قرار بگیره و توی روش اجرایی ما میگیم این واحد، این کار رو انجام بده و در همین حده و هیچ اشاره ای نمی شه که واحد مورد نظری که میخواد این کار رو انجام بده با چه جزئیاتی باید کار رو انجام بده و به چه شکلی باید انجامش بده و دستور انجام اون کار یا اون عمل چیه، اینجاست که دستورالعمل ورود میکنه پس روش اجرایی میاد میگه به طور مثال برای اینکه مواد اولیه تامین بشه اگر واحد برنامه ریزی به این نتیجه رسیده که تولید سفارش گذاری شده میبایست به واحد انبار درخواست بده، واحد انبار درخواست رو که گرفت دو حالت براش پیش میاد یا اونچه که درخواست داده شده در انبار موجود داره، پس تحویل میده یا اونچه درخواست داده شده در انبار موجود نیست پس اقدام میکنه و سفارش میگذاره که خریداری انجام بشه، پس توی روش اجرایی در همین حد توضیح میدیم اما اینکه واحد انبار اگر موجودی رو داشت چطور تحویل بده و چه تشریفاتی رو باید پیاده سازی بکنه، چه فرمهایی رو باید پر بکنه، چه کسی باید تایید بده و به چه کسی باید تحویل بده، چون اینها میشه دستور انجام یک کار، دیگه توی روش اجرایی نمیاد و میره توی دستورالعمل پس به همین دلیل هستش که دستورالعمل  یا guideline یک راهنمای انجام گام به گامه و دستوریه برای انجام یک عمل، دستورالعمل ها، قدم به قدم دقیق انجام دادن کاری رو شرح میدن و میشه گفت موضوع دستورالعمل بیان کننده وظایف هستش نه گردش اطلاعات مثل دستورالعمل های تنظیم دستگاه، دستورالعمل های نگهداری، دستورالعمل های راه اندازی دستگاه، دستورالعمل های تمیز کاری و …

حالا توی واحد مالی به طور مثال اگر بپرسن برای انجام کار این واحد به چند نفر کارشناس نیاز داریم اول باید روش اجرایی تهیه کنیم و بعد با کمک روش اجرایی بگیم که با استناد این روش اجرایی برای انجام این کار دو نفر یا سه نفر یا ده نفر کارشناس لازمه و توی دستور العمل میایم تک تک کارهایی رو که این کارشناسان باید انجام بدن با جزئیات توضیح میدیم.

حالا میریم سراغ چک لیست که چهارمین مستند از مستنداتی هستش که اگر در رابطه با فعالیت واحد مالی یا سایر واحدها تهیه بشه نظم قابل توجهی در سازمان ایجاد میشه، چک لیست یا همون فهرست کنترل، فهرست از پیش تهیه شده سوالات یا دستوراتی هستش که باید برای رسیدن به یک هدف خاص به اجرا دربیاد، حالا این فهرست که بصورت سوالی یا دستوری مراحل انجام کار رو برای ما مشخص کرده چه کمکی به ما میده؟ در پاسخ به این سوال باید بگم که به ما اطمینان میده که چیزی رو از قلم ننداختیم

به عنوان مثال زمانی که واحد حقوق و دستمزد میخواد لیست حقوق کارکنان رو تهیه کنه میاد بر اساس چک لیست پیش میره تا مثلا همونطور که بیمه از اشخاص کسر میشه، قسط وام شون جا نیوفته و گام به گام تمام بایدها رعایت بشه.
ما توی زندگی شخصی مون هم ممکنه از این چک لیست استفاده بکنیم یکی از معمول ترین چک لیستهایی که استفاده میکنیم زمانی هستش که میخوایم طولانی مدت از منزل خارج بشیم مثلا میخوایم بریم مسافرت، پس میایم یه چک لیست خروج از منزل برای مسافرت تنظیم میکنیم که داخلش یه تعداد سوال مطرح شده، مثلا گاز رو بستی؟ میبینی که این جمله به صورت سوالی مطرح شده ولی توی بعضی از چک لیستها جمله به صورت دستوری هم مطرح میشه مثل جمله، گاز رو ببند، یا آب رو ببند که اگر این جمله بخواد به صورت سوالی مطرح بشه، میشه، آب رو بستی؟
پس اینجا متوجه میشی که چک لیست یک فهرست کنترل هستش که قبلا راجع به جزئیاتش فکر شده و زمانی که کار شلوغ میشه و ما توی بحران و توی استرس و محدودیت زمانی قرار میگیرم خیلی به ما کمک میده که اگر بر اساس این چک لیست کنترل انجام شدن هر کار رو چک کنیم و تیک بزنیم بیایم پایین، اطمینان پیدا میکنیم که کار با جزئیات درستی انجام شده،
حالا چطور چک لیست رو ربط بدیم به مستندات قبلی؟ 1-آیین نامه داریم که به طور مثال داخلش عنوان شده برای اینکه جهت هزینه های خرد سازمان، بانک رو گردش ندیم و نخوایم از دسته چک استفاده کنیم باید شخصی به نام تنخواه دار داشته باشیم 2- روش اجرای میگه توی فرایند تنخواه باید یه تعداد واحدها یکسری از کارها رو انجام بدن مثلا واحدهای مختلف اگر نیاز به اقلامی دارن که از طریق تنخواه خریداری میشه لطفا به تنخواه دار درخواست بدن و تنخوه دار وقتی درخواست رو گرفت بر اساس اون درخواست، برای تامین اون اقلام اقدام کنه 3- دستورالعمل میگه تنخواه دار محترم زمانی که درخواست کالا رو از شخص یا اشخاص مستقر در واحدها گرفتی باید اینطور عمل کنی مثلا اگر واحد اداری برگه A4 خواسته اول باید انبار مربوط به اقلام مورد نیاز واحد اداری چک بشه اگر برگه داشتی به این واحد بده و اگر نداشتی برای خریدش اقدام کن و برای تحویل بدون برنامه اقدام نکن بلکه درخواست رو کنترل کن و تاریخ و تعداد رو چک کن و آخرین تاریخ تحویل کاغذ رو کنترل کن در ضمن امضای کار شناس باشه و امضای تایید کننده حتما پایین برگه درخواست باشه امضای تایید کننده برای اینه که مشخص بشه چه کسی مجوز میده که من تنخواه دار این کاغذ رو تحویل بدم پس این میشه یه نمونه از دستور العمل 4-چک لیست یعنی برای اینکه تنخواه دار اطمینان داشته باشه که تمام مفاد دستور العمل رو رعایت کرده یک جدول داره که به طور مثال سوال پرسیده زمانی که درخواست خرید برگه A4 رو دریافت کردی تاریخش رو چک کردی؟ یا اگر جمله دستوری باشه میگه تاریخ درخواست رو چک کن. و سوال دوم اینکه تعداد رو چک کردی یا اینکه تعدادش رو چک کن و آیا امضای درخواست کننده و مدیر تایید کننده وجود داشت، چک کردی؟ یا چک کن.
برای اینکه مطلب براتون شفاف بشه یه صفحه از چک لیست مربوط به رعایت قانون تجارت در رابطه با افزایش سرمایه رو گذاشتم.

بنابراین اگر در رابطه با تمام فعالیتهای یک کسب و کار، آئین نامه، قانون رو مشخص کنه و روش اجرایی مشخص کنه که کدوم واحدها برای اینکه اون قانون پیاده بشه چه کارهایی رو توی چه زمانی باید انجام بدن و دستورالعمل بگه که اون کار با چه جزئیاتی انجام بشه و در نهایت شخص چک لیستی داشته باشه که در زمان انجام بر اساس اون تیک بزنه بیاد پایین، اطمینان داشته باش که نظم فوق العاده ای ایجاد میشه و همچنین مدیریت هزینه ها در سازمان اتفاق میوفته.

این بود چهار مستند سازمانی که طی دوتا مقاله عنوان شد امیدوارم که مباحث مطرح شده طی این دو مقاله بتونه کمک شایانی بکنه برای پیشبرد هر چه بهتر و بیشتر اهداف سازمان تون.