روش های نگهداری حساب موجودی مواد و کالا

«روش های نگهداری حساب موجودی مواد و کالا»

داخل مباحث حسابداری خرید و انبار یه مبحث مهم به نام روش های نگهداری حساب موجودی مواد و کالا وجود داره، توی این مبحث با دوتا روش دائمی و ادواری آشنا میشیم و متوجه میشیم هر کدوم از این روش ها به چه دردی میخوره و کجا باید ازشون استفاده کنیم و چه تفاوتهایی با هم دارن؟

در زمان چینش کدینگ حساب در سطح کل حسابی داریم به نام موجودی مواد و کالا، که این حساب عملا زیرمجموعه دارایی های جاری قرار میگیره، روش های نگهداری این حساب به دو صورت انجام میشه یعنی همین که توی کدینگ نرم افزارمون اقدام کنیم برای ایجاد و نگهداری حساب موجودی مواد و کالا دوتا روش رو باید در نظر بگیریم؛
1- روش ثبت و نگهداری حساب موجودی مواد و کالا به صورت ادواری
2- روش ثبت و نگهداری حساب موجودی مواد و کالا به صورت دائمی

• 1. ثبت و نگهداری حساب موجودی کالا به صورت ادواری؛

وقتی روش ثبت و نگهداری موجودی کالا به صورت ادواری باشه، تغییرات ریالی موجودی کالا در طول دوره مالی در حسابداری منعکس نمیشه و فقط در انتهای دوره مالی، موجودی پایان دوره شمارش شده و معادل ریالی اون در حسابداری ثبت میشه.
بنابراین در روش ادواری یعنی زمانیکه ما میخوایم در حسابهای خودمون حساب موجودی مواد و کالا رو نگهداری کنیم فقط یه موجودی ابتدای دوره خواهیم داشت یعنی اگه بریم داخل نرم افزار، ریز گردش حساب موجودی مواد و کالا رو ببینیم فقط یک موجودی ابتدای دوره داریم، در پایان دوره مالی هم یک انبارگردانی انجام میدیم تا ارزش ریالی موجودی مواد و کالا رو  در پایان دوره مشخص کنیم و یه سند جداگانه هم برای موجودی پایان دوره میزنیم پس در طول دوره مالی هر زمان که مراجعه کنیم به گردش حسابهای مربوط به موجودی مواد و کالا می بینیم که هیچ گردشی وجود نداره یعنی زمانیکه ما مواد اولیه خریداری میکنیم کاری با حساب موجودی مواد و کالا نداریم و همچنین زمانی که کالایی رو میفروشیم هم کاری با حساب موجودی مواد و کالا نداریم پس اگر گردش این حساب رو از نرم افزارمون بگیریم یه حساب موجودی مواد و کالا در ابتدای دوره داره و یه حساب موجودی مواد و کالا در انتهای دوره.
2) ثبت و نگهداری حساب موجودی کالا به صورت دائمی؛
در سیستم دائمی، حساب موجودی مواد و کالا در هر فرآیند ورود و خروج به صورت بدهکار و بستانکار نوشته میشه، یعنی زمانیکه کالا وارد انبار میشه حساب موجودی کالا گردش پیدا میکنه و زمانیکه اون کالا از انبار خارج میشه باز هم حساب موجودی کالا گردش پیدا میکنه و با هر ورود و خروج ما آمار مرتبط با مقادیر جابجا شده و ارزش ریالی اونها رو توی سیستم مالی مون داریم یعنی ما بها و مقدار رو در حساب موجودی مواد و کالا ثبت می کنیم یعنی اگر در طول سال مالی گردش و ریز گردش حساب موجودی مواد و کالا رو بررسی کنیم متوجه میشیم که ما موجودی مواد و کالای ابتدای دوره داریم و با هر خریدی که انجام دادیم این حساب بدهکار شده و با هر فروشی که انجام دادیم این حساب بستانکار شده و در هر لحظه و در پایان هر روز میتونیم متوجه بشیم چه مقدار و چند ریال موجودی مواد و کالا کف انبارمون داریم بنابراین یک سابقه مستمر از موجودی‌ مواد و کالا همیشه در اختیار ماست.

پس توی روش دائمی نگهداری حساب موجودی مواد و کالا به این صورته که توی کاردکس ها ما موجودی ابتدای دوره مواد و کالا رو داریم که هم ریالش مشخصه و هم مقدارش، زمانی که خرید انجام میشه رسید تعدادی و ریالی کالا زده میشه تا بیاد بشینه داخل کاردکس به این صورت که انباردار تعداد کالا رو رسید میکنه و حسابدار خرید بر اساس فاکتور خرید کالا اون رسید رو ریالی میکنه پس تعداد و ریال میشینه توی کاردکس و زمانیکه کالا از انبار خارج شد حواله صادر میشه، حواله تعداد رو مشخص میکنه که چه تعداد کالا از انبار خارج شده و وقتی که قیمت گذاری حواله انجام میشه ارزش ریالی اونچه از انبار خارج شده هم میاد و داخل کادرکس کالا میشینه و همه این مراحل داخل نرم افزار مالی قابل مشاهده اس پس ما در پایان هر روز و در طول سال مالی هر زمان به این حساب و گردشش مراجعه کنیم این ورود و خروج ها رو می بینیم و میتونیم در جریان آخرین مانده موجودی مواد و کالا قرار بگیریم.
حالا اگه این دوتا روش رو کنار همدیگه بگذاریم تفاوت هاش در قالب یک نگاه کلی به این شکل هستش؛

از نگاه ترازنامه؛
وقتی از روش دائمی نگهداری حساب موجودی مواد و کالا جلو میریم همواره رقم موجودی مواد و کالا در دسترسه یعنی اگر فرض رو بر این بگیریم که امروز یه خریدی انجام شده، رسید تعدادی توسط انباردار زده میشه و  فاکتور میرسه دست واحد مالی تا اون رو ریالی کنه و در نهایت حساب موجودی کالا «بدهکار» میشه و طرف معامله یعنی حساب بستانکاران تجاری «بستانکار» میشه و اگر همون موقع تراز رو بریزیم توی اکسل یا به کمک نرم افزار، صورت وضعیت مالی (ترازنامه) بگیریم رقم موجودی مواد و کالا داخلش کاملاٌ مشخصه اما زمانیکه از روش ادواری استفاده میکنم اگر در طول دوره مالی ترازمون رو بریزیم توی اکسل یا از سیستم، صورت وضعیت مالی بگیریم رقم مرتبط با موجودی مواد و کالا فقط داره موجودی مواد و کالای ابتدای دوره رو بهمون نشون میده و داخل ترازنامه خبری از آخرین وضعیت واقعی موجودی مواد و کالای کف انبار  نمی بینیم، بالعکس توی روش دائمی چون مدام داره رسید و حواله میخوره، میتونیم گردش مقداری و ریالی رو هر لحظه ببینیم اما ادواری یه موجودی ابتدای دوره رو داریم و دیگه تا انتهای کار یعنی تا انتهای سال مالی این حساب گردشی نداره پس اگر در روش ادواری تراز بگیریم ما گردش مقداری و ریالی موجودی مواد و کالا رو نمی بینیم مگر اینکه آخر سال انبارگردانی انجام بدیم و تعداد و ریال موجودی مواد و کالای پایان دوره مون مشخص بشه و سندش ثبت بشه و بشینه داخل ترازنامه در غیر اینصورت عدد و اطلاعاتی در این زمینه نخواهیم داشت.
از لحاظ نگهداری سوابق؛
از لحاظ نگهداری سوابق وقتی روش دائمی باشه باید سوابق مستمر موجودی مواد و کالا نگهداری بشه یعنی در هر لحظه باید  رسید، حواله، مستندات پیوست رو داشته باشیم اما اگه روش ادواری باشه نیازی به نگهداری مستمر سوابق موجودی مواد و  کالا نیست یعنی زمانی که وارد حسابداری انبار میشیم با توجه به اینکه روش نگهداری، روش ادواری هستش پس مستندات مرتبط با گردش موجودی مواد و کالا رو در طول سال نیاز نداریم و نخواهیم داشت.
از لحاظ دفعات انبارگردانی؛
یه نکته مهم؛ چه روش نگهداری حساب موجودی مواد و کالا دائمی باشه و چه ادواری ما باید در پایان دوره شمارش انبارگردانی رو انجام بدیم یعنی به این صورت نیست که بگیم چون ما از روش ادواری استفاده میکنیم و در طول سال چون  این حساب مون گردش نداره، برای اینکه بدونیم واقعا توی انبار چه خبره باید آخر سال انبارگردانی کنیم ولی روش دائمی چون با هر رسید و حواله، اطلاعات توی کاردکس بروز میشه پس دیگه نیازی به انبارگردانی نداریم!!
خیر، این نگرش غلطه و فارغ از اینکه ما از چه روشی برای نگهداری حساب موجودی مواد و کالا استفاده میکنیم باید انبارگردانی پایان سال انجام بشه چون به هزار و یک دلیل حتی در روش دائمی که تک تک رسیدها و حواله ها در لحظه داخل سیستم میشینه، میتونه مغایرتی بین موجودی کالایی که سیستم بهمون نشون میده با موجودی کالایی که داخل انبارمون هست وجود داشته باشه.
دفعات انبارگردانی در روش دائمی مسلما کمتره یعنی ما فقط در مقاطع خاص لازمه که انبارگردانی رو انجام بدیم توی روش دائمی ما حداقل یکبار در پایان سال که میخوایم صورت وضعیت مالی «ترازنامه» رو بدیم به صاحبان سهام باید انبارگردانی کنیم حالا اگر توی کسب و کاری هستیم که فصلی یکبار باید صورتهای مالی میاندوره ای ارائه کنیم توی اون مواقع هم باید انبارگردانی داشته باشیم اما در شرایطی که از روش ادواری استفاده میکنیم چون در طول سال آمار تعدادی و ریالی از کالا نداریم پس امکان داره  بنا به دلائل مختلف و در شرائط خاص انبارگردانی داشته باشیم پس تعداد دفعات انبارگردانی مون بالا میره اگر این شرایط خاص رو در نظر نگیریم حداقل یکبار در سال یعنی آخر سال رو باید انبارگردانی داشته باشیم.
از لحاظ هزینه انبارگردانی؛
زمانی که از روش دائمی استفاده میکنیم مسلما هزینه انبارداری کمتره چون در طول سال نظارت مون به صورت مستمره، به این صورت که هم انباردارمون و هم حسابدار انبارمون نظارت مستمر روی وضعیت کاردکس های کالا دارن و گردش ها، ورود و خروج و مانده کالاها در لحظه مشخصه اما در شرایطی که از روش ادواری استفاده میکنیم وقتی هیچ آمار و اطلاعاتی توی سیستم نیست بنا به دلائل مختلف مثل نیازمون به یه سری اطلاعات بیشتر و یا به دلیل اطمینان از اینکه موجودی مواد و کالامون کم و کسر نشده باشه و ما بی خبر باشیم نیاز به تعداد بیشتری انباردار خواهیم داشت تا نظارت بیشتری روی فیزیک کالا داشته باشیم و خود این موضوع باعث میشه که هزینه های انبارداری مون در روش ادواری بیشتر باشه.
از لحاظ گزارش ارزش ریالی موجودی؛
گزارش ارزش ریالی موجودی مواد و کالا برای هر دوتا روش وجود داره فقط تفاوتش اینه که توی روش دائمی در هر لحظه میشه گزارش گرفت اما در روش ادواری گزارش ریالی رو در پایان سال داریم یعنی بعد از انبارگردانی پایان دوره و بعد از ثبت سند موجودی کالای پایان دوره.
استفاده از روش دائمی یا روش ادواری؛
اینجا یه سوال مهم مطرح میشه و اون هم اینه که چه زمانی از روش دائمی استفاده کنیم و چه زمانی از روش ادواری؟

مسئله ای که کاملا مشخص و واضحه این هستش که بسته به اینکه یوزر (استفاده کننده)گزارش مون چه کسی باشه، اون هستش که تعیین میکنه ما از کدوم روش استفاده کنیم.
داخل یه شرکت بورسی که سهامداران و صاحبان سرمایه و اعتباردهندگانش در طول سال مالی به هیچ عنوان ارتباطی با واحد مالی ندارن چون حجم و ارزش ریالی موجودی کالا توی این شرکتها زیاده قطعا برای نگهداری حساب موجودی مواد و کالا نمیشه از روش ادواری استفاده کرد چون با این روش اعداد و ارقام در قالب موجودی مواد و کالا قابل اتکا نخواهند بود و همینطور اگر یوزر این اطلاعات سازمان امور مالیاتی باشه قطعا روش ادواری رو نمیپذیره چون در کسب و کارهایی که ارزش موجودی مواد و کالا و گردش این موجودی ها زیاده به طور مثال در شرکتهای تولیدی یا بازرگانی یا شرکتهای پخش، بخش قابل توجهی از درآمد مشمول مالیات، ناشی از گردش موجودی مواد و کالاست و اگر روش دائمی استفاده نشه اعداد و ارقام قابل اتکا نخواهند بود و همچنین حسابرس صورتهای مالی در شرکتهای تولیدی با دیدن گردش بالای ریالی و مقداری موجودی مواد و کالا قطعا روش ادورای رو برای نگهداری این حسابها نمی پذیره چون توی این روش اطلاعات مربوط به صورت گردش موجودی مواد و کالا قابل اتکا و درست نیست.
پس روش ادواری مال کسب و کارهایی هستش که؛
1- ذینفع های خارج از سازمان نداشته باشن.
2- برای کارفرما هم گزارشات ریز مربوط به این حسابها مهم نباشه به طور مثال یه شرکت خدماتی که اصل کارش خدماته و گردش موجودی کالاش توی ترازنامه و صورت وضعیت مالی بسیار پایینه و خود کارفرما تنها یوزر «استفاده کننده» گزارش هستش پس در طول دوره مالی هزینه بیشتری بابت نگهداری حساب موجودی مواد و کالا نمیکنه و از همون روش ادواری استفاده میکنه.
پس در اکثر مواقع خصوصا زمانیکه بخش قابل توجه درآمد مشمول یه کسب و کار به موجودی مواد و کالا و گردش اونها برمیگرده قطعا باید از روش دائمی استفاده کرد.
توی این مقاله سعی شد که دو روش نگهداری موجودی مواد و کالا و تفاوتهایی که توی این دوتا روش وجود داره توضیحات لازم داده بشه امیدوارم که مطالب بیان شده برای شما عزیزان در درک این مبحث کمک کننده باشه.