دفاتر قانونی (رسمی) و غیر رسمی و تفاوت آنها

دفاتر قانونی یا رسمی عبارتند از : دفاتر کل یا روزنامه . دفاتر غیر رسمی یا کمکی عبارتند از : دفتر معین ، دفتر دارایی ، دفتر کپیه ، دفتر صندوق ، دفتر ثبت بروات یا سفته.

دفاتر قانونی

قانون تجارت ، تاجر را ملزم می کند تا برای ثبت و ضبط عملیات تجارت خود از دفاتر استفاده کند. ما دفاتر قانونی را تحت عنوان دفتر روزنامه و کل می شناسیم. در اینجا بین قانون تجارت و قانون مالیات های مستقیم لینکی برقرار می شود. در قانون تجارت استانداردهای حسابداری باید رعایت شوند. تاجر باید دفاتر را بر اساس استانداردهای حسابداری تنظیم کند.

دفتر روزنامه و کل

دفتر روزنامه دفتر آشنایی است چون وقتی اسناد و مدارک وارد واحد مالی می شوند ، کارشناس حسابداری اسناد و مدارک را بررسی می کند ، کنترل های لازم را بر اساس چک لیست انجام می دهد و ثبت سند می کند. سپس دفاتر را روکش کرده و مستندات را به عنوان تهیه کننده امضا و ضمیمه می کند. اسناد را برای کنترل وارد کازیوی رئیس حسابداری می کند. رئیس حسابداری زمانی که سندرسی را انجام می دهد ، سند نهایی می شود . در این زمان ، این امکان برای شرکت وجود دارد که عین همان سند رسیدگی شده را وارد دفتر روزنامه کند.
به ازای هر سند بدهکار و بستانکاری که در دفتر روزنامه وجود دارد ، باید در دفتر کل یک صفحه اختصاصی وجود داشته باشد. مثلا موقعی که می گوییم حساب بانک بدهکار یا مثلا فروش بستانکار است ، حساب بانک و حساب فروش هر کدام یک صفحه را در دفتر کل به خودشان اختصاص می دهند.
اسنادی که در دفتر روزنامه وجود دارند ، باید ( ظرف یک زمان مشخص که درآیین نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیلت های مستقیم مشخص می شود ) به دفتر کل منتقل شوند. دفاتر روزنامه و کل جزء دفاتر قانونی هستند.

دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی

بعضی وقت ها عملیات شرکت ها محدود هستند و بعضی وقت ها این عملیات بسیار گسترده هستند. زمانی که عملیات شرکت گسترده است ، ما دو نوع دفتر روزنامه خواهیم داشت : دفتر روزنامه عمومی ، دفتر روزنامه اختصاصی.
این دفاتر بر اساس نوع عملیات تفکیک می شوند. در یک شرکت بزرگ ، ثبت و ضبط اسناد روزنامه فروش در روزنامه اختصاصی ثبت می شود. حالا اگر عملیات را تفکیک کنیم ، باید به همان تعداد دفتر روزنامه اختصاصی تعریف کنیم . دفاتر روزنامه اختصاصی به این معنی نیست که نباید دفتر روزنامه عمومی داشته باشیم .
دفتر روزنامه عمومی باید تمام اتفاقات دفاتر اختصاصی را هم داشته باشد و عملا ملاک اصلی در روز رسیدگی قرار می گیرد.

دفاتر غیر رسمی و کمکی

علاوه بر این دو دفتر ، دفاتر دیگری به نام دفاتر غیر رسمی و کمکی داریم. مثل دفتر معین که دقیقا مثل یک حساب معین عمل می کند.
موقعی که در زیر مجموعه ی حساب کل ، شاخه های معین ایجاد می شود، دفتر معین برای نگه داشتن هر کدام از شاخه ها ، به کمک دفتر کل می آید. حالا موقعی که ما چندین معین تحت یک کل را با هم جمع می زنیم ، اعداد باید با هم هماهنگی داشته باشند.
دفتر دارایی هم بر اساس قانون تجارت است. یعنی دفتری که تاجر را ملزم می کند تا دارایی های منقول و غیر منقول و بدهی ها و دیون خود را در آن مکتوب کند اما زمانی که نرم افزارهای حسابداری وارد بازار شدند و تراز را در اختیار تاجر قرار دادند ، تراز نامه جای دفاتر دارایی را گرفته است.

دفتر کپیه

دفتر کپیه با نام دفتر اندیکاتور یا دفتر ثبت مکاتبات شناخته شده است. تاجر بر اساس قانون تجارت باید تمام مکاتبات ، مخابرات و مراسلات را که با طرفین دارد در دفتر کپیه مکتوب کند . مثل صورت حسابی که می فرستد یا صورت حسابی که دریافت می کند. بنابراین دفتر اندیکاتور دفتر پیشرفته ی دفتر کپیه است و سیستم اتوماسیون اداری کاملترین شکل از دفتر کوپیه محسوب می شود.

جمع بندی

اینها مجموعه دفاتری بودند که برخی قانونی هستند و براساس قانون تجارت و قانون مالیات های مستقیم هستند و برخی غیر رسمی هستند و یا شکل کمکی دارند و قانون ملزم نکرده که شما آن ها را نگه دارید.
اما نگه داری آن ها به گزارش گیری بهتر کمک می کند. هرچند از زمانی که نرم افزارها وارد بازار شدند ( اگر نگاه کنترلی و قانونی را کنار بگذاریم ) استفاده از گزارشات نرم افزاری ، ثمره وسود بیش تری خواهند داشت.