جمع آوری اطلاعات مربوط به فعالیت یک کسب و کار

«جمع آوری اطلاعات مربوط به فعالیت یک کسب و کار »

توی این مقاله قراره بپردازیم به جمع آوری اطلاعات مربوط به فعالیت یک کسب و کار که داخل زونکن مربوطه اش باید بایگانی بشه

زمانی که وارد یه کسب و کار شدیم قبل از اینکه بیایم کارهای اجرایی رو استارت بزنیم باید سه تا زونکن با سه رنگ مختلف آماده کنیم و این عناوینی که براتون تعیین میکنم رو روی لیبل های پشت زونکن درج کنید

الف-زونکن اطلاعات کسب و کار

ب-زونکن پرونده های مالیاتی

ج-زونکن پرونده بیمه و تامین اجتماعی

اینجا امکان داره یه سوال به ذهن تون خطور کنه که به چه دلیل باید قبل از کارهای اجرایی این زونکن ها تهیه بشه

باید بگم که دلائل مختلفی داره که باید این زونکن ها هم برای کسب و کارهای حقیقی و هم برای کسب و کارهای حقوقی تهیه بشه

زونکن اطلاعات کسب و کار زونکنی هستش که در قدم اول به خود ما به عنوان فردی که خیلی با کسب و کار آشنا نیست یه آشنایی اولیه میده که داخل این کسب و کار چند نفر فعالیت میکنن، چند نفر مالک و صاحب و شریک داره ، کجاها کار میکنن با چه امکانات و لوازمی و با چه درصد شراکت و سودی کار میکنن، چه کاری انجام میدن، چه کسی بهشون مجوز داده برای انجام کار مربوطه

بنابراین مجموعه اطلاعاتی که نگاه ما و نگرش ما رو نسبت به کسب و کار یه مقدار وسیعتر و کاملتر میکنه باید بیاد داخل زونکن اطلاعات کسب و کار بشینه بخاطر اینکه بعدها در هر حوزه ای از مشاوره یا در هر حوزه ای از ریاست یا مدیریت امور مالی بخوایم به طرف مقابل همفکری بدیم باید بدونیم که کسب و کار چه اطلاعات و چه جزئیات و چه ریزه کاریهایی داره و با در نظر گرفتن این موارد بیایم یه راهکار عملی و درست به طرف مقابل بدیم و بخشی از اطلاعات این زونکن مربوط میشه به اطلاعات فعالیت کسب و کار

در ضمن باید بدونیم که اطلاعات داخل زونکن کسب و کار بلا استثنا جاهای مختلف و در زمان تشکیل سایر پرونده ها و سایر زونکن ها مورد استفاده قرار میگیره به طور مثال زمانی که بخوایم برای کسب و کار تشکیل پرونده مالیاتی بدیم کلیه اطلاعات مربوط به روزنامه رسمی و کپی کارت ملی و شناسنامه و مجوز فعالیت و گواهی کد پستی و.. داخل این زونکن قرار گرفته و مجددا نیاز به درخواست دریافت این مدارک نیست بنابراین در صورتیکه این زونکن یکبار به صورت کامل آماده بشه دوباره کاریهای زیادی در تشکیل پرونده های جدید از ما گرفته میشه

همونطور که گفته شد این زونکن هم برای کسب و کارهای حقیقی و هم برای کسب و کارهای حقوقی میبایست آماده بشه

میریم سراغ آماده کردن زونکن مربوط به کسب و کار اشخاص حقیقی

در ابتدا میایم یه تعریف از شخص حقیقی ارائه میدیم که شخص حقیقی کیه و از کجا میشه این نوع از کسب و کار رو تشخیص داد؟ و چرا تشخیص نوع حقیق یا حقوقی بودن کسب و کار اهمیت داره؟

اهمیت این کار به دلیل تکالیف قانونی متفاوتیه که این اشخاص دارن

چون هم سبک تشکیل پرونده شون و هم نوع پرونده شون و هم انتظاراتی که سازمان امور مالیاتی و  سازمان تامین اجتماعی از این اشخاص داره کاملا متفاوته و باید در نظر داشت که حتی سبک نگهداری اسناد و مدارک و نوع اظهارنامه هایی که ارسال میکنن کاملا با هم فرق داره

بریم یه تعریف از شخص حقیقی داشته باشیم

باید گفت شخص حقیقی یعنی هر انسانی که زنده اس و در جامعه زندگی میکنه و برای خودش شخصیت و حقوقی داره و با به دنیا اومدنش این شخصیت حقیقی شکل میگیره و تا زمانی که در دنیا زندگی میکنه این شخصیت حقیقی وجود داره و با مرگ فرد این شخصیت حقیقی هم از بین میره پس بر اساس این تعریف هرکدوم از من و شما و سایر افراد زنده ای که با یه کارت ملی شناخته میشن ، شخص حقیقی به حساب میان

حالا بپردازیم به انواع اشخاص حقیقی در کشور ایران

داخل کشور ایران دو نوع شخص حقیقی وجود داره

• اشخاص حقیقی ایرانی یعنی در کشور ایران متولد شدن و در ایران هم زندگی میکنن
• اشخاص حقیقی غیر ایرانی (اتباع) به طور مثال افاغنه عزیز که از کشور خودشون به دلائل مختلف مهاجرت کردن به کشور ایران و در ایران زندگی میکنن و دارن کار انجام میدن پس با توجه به حقیقی بودنشون اینها اشخاص حقیقی غیر ایرانی به حساب میان و مشروط بر اینکه هویت این عزیزان توسط دولت شناخته بشه و مجوزهای لازم رو برای فعالیت بگیرن میتونن فعال اقتصادی باشن

اگه یک شخص حقیقی ایرانی به عنوان کارفرما فعالیت اقتصادی داشته باشه این شخص با کد ملی و کارت ملی شناسایی میشه و میتونه به عنوان یه فعال اقتصادی شناخته بشه و فعال اقتصادی یعنی کسی که فعالیت داره و درآمدی بدست میاره و هزینه ای رو هم تحمل میکنه و در نهایت یه سودی براش باقی می مونه پس این فرد از کارمند و حقوق بگیر جدا هستش چون یک فرد حقوق بگیر کار انجام میده و از کارفرما کسب حقوق میکنه

اگر شخص حقیقی غیر ایرانی قصد داره که یک فعالیت اقتصادی در ایران داشته باشه به دلیل غیر ایرانی بودن بحث کارت ملی و کد ملی کنار میره و بحث کدفراگیر جایگزینش میشه پس اولین موردی که باید داخل زونکن این کسب و کار قرار بگیره کد فراگیر هستش

حالا کدفراگیر چیه؟

برای آگاهی از این موضوع وارد سامانه faragir-code.ir میشیم این وبسایت به اشخاص حقیقی غیر ایرانی کد فراگیر میده

زمانی که وارد سایت میشیم عنوان ثبت نام کد فراگیر داخل رجیستر قابل مشاهده اس و زمانی که روش کلیک کنیم یه باکس برامون باز میشه که داخلش اطلاعاتی از این کد فراگیر داده و گفته که این کد 12 رقمی هستش که برای امور بانکی و بیمه ای و ادارات و شناسایی اتباع خارجی استفاده میشه

داخل یه کادر دیگه هم نوشته شده کد فراگیر شرکتی که این کد فقط برای شرکتهای خارجی کاربرد داره به طور مثال برای یک شرکت چینی که داخل ایران فعالیت داره  این کد جز الزاماته و داخل زونکن اطلاعاتی کسب و کارش باید این کد فراگیر شرکتی قرار بگیره

داخل این سایت مراحل دریافت کد فراگیر توضیح داده شده که شامل ثبت نام در سامانه و انتظار برای تایید اطلاعات و دریافت کد فراگیر هستش، این کد فراگیر که 12 رقمی هستش مثل کد ملی برای اتباع خارجیه

و مدارک لازم برای ثبت نام در کد فراگیر شامل پاسپورت یا کارت آمایش یا برگ تردد بین شهری یا دفترچه اقامت یا دفترچه پناهندگی هستش

کاربردهای این کد برای اتباع غیر ایرانی بسیار زیاده که شامل ایجاد حساب بانکی و ثبت و ایجاد شرکت و تحصیل و سکونت و ایجاد فعالیتهای تجاری و اقتصادی و نمایندگی شرکت و امور مالیاتی و ورود کالا و اخذ ویزا و…

و یه موضوع مهم دیگه که اینجا مطرح میشه و بین اتباع غیر ایرانی خیلی شایعه، موضوع کد فراگیر مالیاتی هستش

باید بدونید که کد فراگیر مالیاتی وجود نداره و همین کدفراگیر 12 رقمی به صورت سراسری استفاده میشه و اتباع غیر ایرانی میتونن از همین کد فراگیر توی همه زمینه ها استفاده کنن

پس تا اینجا به این نتیجه رسیدیم که اولین مدرکی که داخل زونکن اطلاعاتی کسب و کارها باید قرار بگیره کد ملی برای شخص حقیقی ایرانی و کد فراگیر برای شخص حقیقی غیر ایرانی و کد فراگیر شرکتی برای شرکتهای خارجی که داخل ایران فعالیت دارن

حالا موضوعی که اینجا مطرح میشه اینه که اشخاص حقیقی در چه قالبی میتونن فعالیت داشته باشن؟

اشخاص حقیقی به دو صورت میتونن کسب و کارشون رو راه اندازی کنن

• حقیقی انفرادی یعنی یه شخص حقیقی بدون داشتن شریک اقدام به انجام فعالیت اقتصادی میکنه
• حقیقی مشارکتی یعنی چند شخص حقیقی در کنار هم یک فعالیت اقتصادی رو شروع میکنن و این مشارکت به دو صورت وجود داره الف) اختیاری    ب) قهری

مشارکت اختیاری یعنی چند شخص حقیقی با میل و اراده و اختیار به صورت شراکتی یک فعالیت اقتصادی را شروع میکنن که این کسب و کار، حقیقی مشارکتی اختیاری هستش

مشارکت قهری، زمانی که تعدادی اشخاص حقیقی بدون تمایل و رغبت و اراده بنا به شرایطی که پیش اومده قهرا در کنار هم قرار گرفتن و مجبور شدن که برای یک بازه زمانی شراکت داشته باشن مثل مالیات بر درآمد ارث که باعث میشه وراث به صورت شرکای قهری از طرف سازمان امور مالیاتی کنار هم قرار بگیرن

پس تا اینجا متوجه شدیم زمانی که وارد یه کسب و کار حقیقی میشیم چون هویت صاحبان اون کسب و کار مهمه در قدم اول باید کپی مدارک هویتی این افراد داخل زونکن اطلاعات کسب و کار قرار بگیره که این مدارک هویتی برای یه شخص حقیقی ایرانی کپی کارت ملی و کپی از تمام صفحات شناسنامه و برای شخص حقیقی غیر ایرانی (اتباع) کپی حاوی کد فراگیره

در قدم بعد باید مشخص بشه که این کسب و کار داره صنفی کار میکنه یا غیر صنفی، کسب و کار صنفی مثل صنف ابزار فروشان و کسب و کار غیر صنفی مثل وکلا و پزشکان که در رابطه با این موضوع داخل مقاله مشمولان، ناظران و استفاده کنندگان اطلاعات سامانه مودیان صحبت شده

باید بدونیم که اهمیت تفکیک این موضوع به دلیل اختلاف در انجام تکالیف قانونی این کسب و کارهاست پس باید اطلاعات مربوط به فعالیت رو داشته باشیم که مهمترینش تصویر مجوز فعالیته یعنی با مشخص شدن صنفی یا غیر صنفی بودن کسب و کار باید از جواز کسب واحد صنفی که اتحادیه براش صادر کرده و یا مجوز فعالیت واحد غیر صنفی که از سایر مراجع به غیر از اتحادیه صادر شده کپی گرفته و داخل زونکن اطلاعات کسب و کار قرار بدیم

در رابطه با فعالیت یک کسب و کار علاوه بر مجوز فعالیت چند پارامتر دیگه رو هم نیاز داریم که ازش اطلاعات داشته باشیم و مدارکش رو هم داخل زونکن مدارک کسب و کار قرار بدیم که شامل:

تعیین درصد مشارکت در صورت وجود چند شریک

تاریخ شروع فعالیت

اطلاعات شعب، انبار و کارگاه ها

استعلام کدهای پستی

تصویر سند مالکیت محل های فعالیت/ قرارداد اجاره

استعلام مالکیت سیم کارت

تعیین درصد مشارکت در صورت وجود چند شریک:

اگر وارد کسب و کاری شدیم که قراره بیش از یک شریک در سود حاصل از کسب و کار اون فعالیت سهم داشته باشن باید نسبت به جزئیات این مسئله اشراف داشته باشیم به سه دلیل آگاهی از درصد مشارکت برای ما مهمه

• مشخص بودن سهم سود هر شریک یعنی میزان مشارکت هرکدوم از شرکا باید صورتجلسه رسمی بشه و به استناد این صورتجلسه، جدول درصد سود هر کدوم از اونها باید مشخص بشه و داخل زونکن اطلاعات کسب و کار قرار بگیره تا در پایان سال مالی با مشخص شدن سود کسب و کار با استناد به همین صورتجلسه و جدول مورد نظر سندهای تقسیم سود رو ثبت کنیم، اینجا نمونه جدول رو براتون گذاشتم
• 
• پرداخت مالیات به میزان سهم هر کدوم از شرکا یعنی زمانی که آگاهی داشته باشیم یکی از شرکا در 50 درصد سود یک کسب و کار شریکه دیگه دلیلی نداره که 100 درصد مالیات اون کسب و کار رو این شریک بپردازه
• استفاده از معافیتهای قانونی بنا به درصد شراکت یعنی هرکدوم از شرکا به میزان درصد سهم خودشون میتونن از معافیتهای قانونی استفاده کنن

تاریخ شروع فعالیت

یکی دیگه از مسائلی که در نگهداری حسابها و در تشکیل پرونده مالیاتی و بیمه ای اشخاص حقیقی مهمه اینه که دقیقا این افراد از چه تاریخی تصمیم دارن که شروع به فعالیت کنن برای این منظور باید صورتجلسه تاریخ شروع فعالیت تهیه و تنظیم بشه و به امضا کلیه شرکا برسه و بنا به تاریخ درج شده داخل صورتجلسه و اعلام این تاریخ به سازمان امور مالیاتی و سازمان تامین اجتماعی نباید هیچگونه سند و مدرکی دال بر رویداد مالی پیش از این تاریخ ارائه بشه

البته فرض رو بر این گرفتیم که وارد کسب و کاری شدیم که هنوز شروع به کار نکرده در غیر اینصورت اگر وارد کسب و کاری بشیم که از قبل فعالیت داشته قطعا این کارها انجام شده و اگر تشکیل پرونده مالیاتی انجام شده باشه داخل این پرونده، تاریخ شروع فعالیت رو میشه دید

اطلاعات شعب، انبار و کارگاه ها

یعنی اینکه باید به این موضوع اطمینان پیدا کنیم که کارفرما کسب و کار خودش رو توی کدوم آدرس یا آدرس ها داره پیش میبره بخاطر همین باید از وجود دفتر مرکزی،کارخونه، کارگاه، فروشگاه، شعبه، انبار و هر نوع محل فعالیتی که با کسب و کار مورد نظر ارتباط داره مطلع بشیم و ازشون یک لیست تهیه و صورتجلسه کنیم و این صورتجلسه میبایست به امضا کلیه شرکا برسه، اینجا یه نمونه از این لیست رو براتون میذارم

بعد از تهیه این لیست و صورتجلسه مربوطه باید برای بازدید از محل های فعالیت اقدام کنیم و دقیقا کارهایی که داخل این محل ها انجام میشه رو شرح بدیم

استعلام کدهای پستی

در قدم بعد باید در رابطه با هرکدوم از آدرسهای محل فعالیت گواهی کدپستی بگیریم تا اطمینان پیدا کنیم آدرس و کد پستی که کارفرما اعلام کرده با هم همخوانی داشته باشن برای این کار باید به سایت گواهی کد پستی مراجعه کنیم یعنی داخل اینترنت تایپ کنیم وبسایت درخواست صدور گواهی کدپستی (https://gnaf.post.ir)

آیتم صدور گواهی پستی رو انتخاب میکنیم و وارد پنجره زیر میشیم

داخل باکس سمت چپ روی دریافت گواهی کلیک میکنیم کد پستی که کارفرما در رابطه با یکی از محل های فعالیتش رو داده وارد میکنیم

و روی گزینه ادامه کلیک میکنیم

داخل باکس مربوطه شماره همراه خودمون رو وارد میکنیم و روی گزینه دریافت کد تایید کلیک میکنیم

کد تایید 5 رقمی که به گوشی پیامک میشه رو داخل این کادر وارد میکنیم و روی گزینه تایید کلیک میکنیم

در نهایت آدرس مطابق با کدپستی نمایش داده میشه و اگر این دو با هم مطابقت داشت داخل دایره تیک سبز رنگ رو میزنیم و روی گزینه تایید و دریافت فاکتور کلیک میکنیم

در نهایت یک فاکتور صادر میشه و تیک کنار گزینه موارد فوق مورد تایید است رو میزنیم و روی گزینه پرداخت کلیک میکنیم و زمانی که پرداخت رو انجام بدیم گواهی کد پستی ده رقمی رو برامون صادر میکنه که تصویرش رو بالا براتون گذاشتم

پس تا اینجا گواهی کد پستی محل های فعالیت رو گرفتیم در قدم بعدی باید ببینیم که آیا هر کدوم از این محل ها مالکیتش با کارفرماست یا اینکه کارفرما به عنوان مستاجر داره فعالیت میکنه و دلیلش اینه که تکالیف قانونی هر کدوم از این حالتها متفاوته

در ادامه اگر کارفرما مالک محل فعالیت باشه باید اصل و کپی سند مالکیت رو بگیریم و اگر مستاجر باشه اصل و کپی قرارداد اجاره ، در نهایت کپی رو با اصل مطابقت داده و اصل رو به کارفرما عودت میدیم و کپی رو داخل زونکن اطلاعات کسب و کار قرار میدیم

استعلام مالکیت سیم کارت

این استعلام به این دلیل انجام میشه که تلفن همراه مدیر عامل یعنی شخص اصلی یا شریک اصلی باید به سایت سازمان امور مالیاتی یا سایت تامین اجتماعی ارائه بشه

برای انجام این استعلام باید داخل اینترنت تایپ کنیم استعلام مالکیت سیم کارت، وارد سایت که شدیم شماره موبایل مورد نظر رو اعلام کنیم و یا از طریق کدهای دستوری هم میشه این استعلام رو انجام داد و اینجا براتون این کدهای دستوری رو گذاشتم

در نهایت با گذاشتن مدارکی که براتون توضیح دادم بخش اطلاعات مربوط به فعالیت یک شخص حقیقی داخل زونکن اطلاعات کسب و کار تکمیل میشه .