دفاتر قانونی و دفاتر کمکی در حسابداری

« دفاتر قانونی و دفاتر کمکی در حسابداری»

توی این مقاله قراره در رابطه با دفاتر قانونی و دفاتر کمکی صحبت کنیم

این دفاتر داخل کسب و کارها استفاده میشه و داشتن یه سری از این دفاتر جز الزامات قانونی به حساب میاد

در جریان باشید مجموعه دفاتری که در امور مالی و حسابداری کسب و کارها استفاده میشه یا استفاده میشده کلا دو دسته اس:

1-دفاتر قانونی (رسمی) مثل دفتر روزنامه و دفتر کل

2-دفاتر غیر رسمی(کمکی) مثل دفتر معین و دفتر صندوق

البته به مرور زمان که از نرم افزارهای حسابداری استفاده شد عملا استفاده از دفاتر به صورت خیلی زیادی کاهش پیدا کرد به طور مثال دفتری به نام دفتر معین دیگه وجود نداره مگه اینکه نرم افزار حسابداری نداشته باشیم

1-دفاتر قانونی (رسمی) :

دفاتر قانونی انواع مختلفی داره ولی عمدتا دفتر روزنامه و دفتر کل توسط شرکتهای بخش خصوصی و اشخاص حقیقی گروه اول استفاده میشه، این دو دفتر به درخواست مودی و توسط اداره ثبت شرکتها  پلمب میشه و از طریق اداره پست برای مودی ارسال میشه

تعداد اوراق این دفاتر 50، 100 و 200 برگه و بنا به حجم عملیات کسب و کارها تعداد جلدها و تعداد صفحات میتونه متفاوت باشه

البته اگه میبینید دفتر روزنامه و دفتر کل همچنان داره استفاده میشه دلیلش اینه که قانون تجارت هنوز اصلاح نشده و این قانون تجارته که کسب و کارها رو ملزم کرده که باید این دفاتر رو داشته باشن

این دفاتر چی هستن و چه کاربردی دارن؟

توی ماده 6  قانون تجارت ‌گفته شده:

هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که
وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم‌مقام این دفاتر قرار‌می‌دهد داشته باشد:
1- دفتر روزنامه.
2- دفتر کل.
3- دفتر دارایی.
4- دفتر کپیه.

پس بنا به این قانون حتی اگر زمانی سازمان امور مالیاتی بگه که من به این دفاتر احتیاج ندارم باید بدونی که یکی از استفاده کنندگان این دفاتر هستش که کم میشه نه اینکه این دفاتر کلا بخواد کنار گذاشته بشه چون ریشه پلمپ دفاتر بر میگرده به قانون تجارت

و تا زمانی که قانون تجارت اصلاح نشده باشه به طور مثال اگر برای کارفرما کیس دادگاهی پیش بیاد کارشناس رسمی دادگستری بنا به همین ماده 6 قانون تجارت میتونه این دفاتر قانونی رو از ما طلب کنه

در حال حاضر اطلاعات داخل دفاتر قانونی از طریق نرم افزار مالی گرفته میشه به همین دلیل اکثر نرم افزارهای حسابداری داخل بازار، دفتر روزنامه و دفتر کل رو به صورت پرینت به ما ارائه میدن و معمولا موقع تنظیمات پرینت هم جوری این تنظیمات انجام میشه که حتی سطر و ستونش با تعداد سطر و ستون دفاتر فیزیکی همخوانی داشته باشه تا تحریر دفاتر به راحتی انجام بشه

دفتر روزنامه

دفتری هستش که تمامی معاملات و رویدادهای مالی و محاسبات با رعایت اصول و قوانین مربوط به تنظیم دفاتر تجاری که داخل قانون تجارت عنوان شده و همچنین اصول و قوانین و استانداردهای حسابداری در اون ثبت میشه. این دفتر میتونه به صورت دستی یا ماشینی (مکانیزه-الکترونیکی) باشه.

زمانی که شروع کردی به ثبت کردن سندهای حسابداری به طور مثال یه ثبت حسابداری زدی تحت عنوان

هزینه   – بدهکار

بانک   – بستانکار

میبایست عین همین ثبت داخل دفتر روزنامه بنشینه البته با رعایت موادی که خود قانون تجارت مشخص کرده و همچنین باید این ثبت حسابداری با استانداردهای حسابداری هم همخوانی داشته باشه

داخل دفتر روزنامه مطابق تصویر باید شماره ردیف نوشته بشه و تاریخ هم که شامل روز و ماه هستش زده بشه و شماره دفتر کل هم برای اینکه بشه به راحتی این عدد رو توی دفتر کل پیدا کرد، ثبت کنیم

زمانی که سند به صورت کامل ثبت شد و جمع ستون بدهکار و جمع ستون بستانکار با هم خوند توی سطر بعد مینویسیم به شرح سند حسابداری

دفتر روزنامه به دو دسته تقسیم میشه معمولا در مجموعه های بزرگ که حجم رویدادهای مالی خیلی زیاده حتی ممکنه برای هر نوع خاص از معامله مالی دفتر روزنامه بخصوص در نظر گرفته بشه به طور مثال در دفتر روزنامه فقط سندهای حسابداری فروش یا خزانه یا هزینه و …ثبت میشه و این دفتر روزنامه مختص فروش یا خزانه یا هزینه میشه و فقط ثبتهای مربوط به این بخش از عملیات مالی داخلش انجام میشه

اما وجود این دفاتر به این معنی نیست که به دفتر روزنامه کلی نیازنداریم یعنی اگر در کسب و کاری تعداد دفاتر روزنامه زیاد شد با توجه به اینکه این دفتر دست افراد مختلفه میبایست یک دفتر روزنامه اصلی وجود داشته باشه که مجموعه ثبتهای حسابداری این دفاتر داخلش به ترتیب تاریخ سورت و مرتب بشه و اکتفا کردن به اون دفاتری که هرکدوم به بخشی از عملیات مربوطه امکانپذیر نیست

توی این موارد دفتر روزنامه ای که برای یک نوع خاص از رویدادهای مالی در نظر گرفته میشه با نام «دفتر روزنامه اختصاصی» و دفتر روزنامه ای که تمامی رویدادهای مالی و معاملات در اون ثبت میشه با نام «دفتر روزنامه عمومی» شناخنه میشه

البته بر اساس قانون مالیاتهای مستقیم هم نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجازه

پس خلاصه مطلب این میشه که توی کسب و کار، مدارک و مستندات رویدادهای مالی که روزانه داخل مجموعه رخ میده رو جمع میکنی ثبت حسابداریش (سند حسابداریش) رو میزنی و از روکش سند پرینت میگیری و مستنداتش رو بهش منگنه میکنی و در نهایت این سند میره برای تحریر داخل دفاتر

دفتر کل

اگر بخوام به زبان ساده تر بگم، دفتر کل همون حساب T دانشگاه هستش یعنی ما توی دانشگاه یاد گرفتیم وقتی رویداد مالی داخل کسب و کار اتفاق میوفته اول سند حسابداری ثبت میکنیم به طور مثال

هزینه   – بدهکار

بانک   – بستانکار

مشروط بر اینکه ثبت حسابداری مون حتما به استناد و به اتکا مدارک و مستندات باشه چون درغیر اینصورت ثبت سند بدون مدارک و مستندات تبعات قانونی داره چون اگه مشکلی پیش بیاد و به طور مثال یکی از شرکا بره علیه شریک دیگه یا حسابدارش شکایت کنه، کارشناس رسمی دادگستری میاد میشینه پای سیستم و اگر ببینه سندی توسط سیستم شما و IP شما ثبت شده باشه که این سند فاقد مدارک و مستنداته، شما جز مجرمین معرفی میکنه بخاطر اینکه حسابدار باید به اتکا اسناد و مدارک سند ثبت کنه، پس همیشه این موضوع رو مد نظر داشته باش

حالا بعد از ثبت سند بالا میومدیم حساب T هزینه رو میکشیدیم و عدد مربوطه رو سمت راست میگذاشتیم و مبلغ مربوط به بانک رو هم توی حساب T مربوط به بانک سمت چپ میبردیم

پس با این توضیحات متوجه شدیم که دفتر کل همون حساب  T دانشگاهی هستش که شکل و جلوه قانونی پیدا کرده

دفتر کل دفتریه که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه بر حسب سرفصل یا کد گذاری حسابها در صفحات مخصوص اون ثبت میشه ( یعنی همونطور که یک حساب T داشتی برای بانک یا هزینه، اینجا هم یک صفحه در حکم یه حساب T هستش) طوری که تهیه و تنظیم صورت های مالی مورد نیاز از روی دفتر کل قابل انجامه. این دفتر میتونه به صورت دستی یا ماشینی (مکانیزه-الکترونیکی) باشه.

دوتا تصویر تحریر شده دفتر کل رو براتون گذاشتم

ما توی دفتر روزنامه از صفحه یک شروع می کنیم به تحریر و میایم به سمت پایین و به ترتیب تاریخ ثبت های حسابداری (اسناد مالی)، دفتر روزنامه رو تحریر میکنیم اما توی دفتر کل هر صفحه به یک حساب کل اختصاص داره

بنا به تصویر میتونیم بگیم این حساب T مربوط به موجودی نقد هستش و ستونی که بالاش نوشته شده شماره دفتر روزنامه،  برای عطف دادن به صفحات دفتر روزنامه اس و ستون تاریخ هم برای درج تاریخ به روز و ماه هستش و یه ستون شرح داره که معمولا داخلش نوشته میشه به شرح دفتر روزنامه

به طور کلی به این شکله زمانی که سند میزنیم و منتقل میکنیم به دفتر روزنامه توی ستون شرح «دفتر روزنامه» می نویسیم به شرح سند و وقتی میایم و داخل «دفتر کل» انتقالش میدیم، مینویسیم به شرح دفتر روزنامه

و این مورد رو در نظر داشته باشید که باید به تعداد حسابهای کل مون، دفتر کل رو تقسیم بندی کنیم به طور مثال میایم ده صفحه اول رو اختصاص میدیم به حساب موجودی نقد و بانک حالا به این دلیل که غالبا این حساب گردش زیادی داره و به همین ترتیب برای سایر حسابهای کل قسمت بندی انجام میشه

دفتر دارائی

دفتر دارائی دفتریه که صورت جامعی از کلیه دارایی های منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته تاجر با تمام جزئیات در اون ثبت و به وسیله تاجر امضاء میشه. تنظیم دفتر دارایی برای هر سال الزامیه و باید حداکثر تا پایان فروردین سال بعد انجام بشه

البته در حال حاضر با وجود ترازنامه، دفتر دارائی کارکرد به خصوصی نداره

دفتر کپیه

(مترادف کپیه: رونوشت، کپی) (دفتر ثبت مکاتبات)

دفتر کپیه یا دفترثبت مکاتبات، دفتری هستش که کلیه مراسلات، مخابرات و صورتحسابهای صادره و وارده تاجر به ترتیب تاریخ داخلش ثبت میشه

قانون تجارت از دید تاجر نگاه میکنه و میگه یک تاجر برای اینکه عملیات مرتبط با کسب و کارش مکتوب باشه و بعدا بتونیم بهش استناد کنیم باید دفتر کل و دفتر روزنامه و ترازنامه داشته باشه و همچنین دفتر کپیه هم داشته باشه در حال حاضر ما به دفتر کپیه میگیم «اندیکاتور» و اگر به صورت سیستمی بخوایم ازش اسم ببریم میشه سیستم های اتوماسیون اداری

به طور مثال شرکتهایی که اتوماسیون اداری ندارن دفتر اندیکاتور دارن و نامه ای که از بیرون میاد مینویسن نامه وارده و مشخص میکنن که از کجا اومده و توی چه تاریخی دریافت شده و موضوع نامه چیه و یا اگه نامه ای بخواد ارسال بشه تاریخ و موضوع نامه و مخاطبش داخل این دفتر ثبت میشه

2-دفاتر غیر رسمی (کمکی):

دفاتری هستن که اجبار قانونی برای تهیه اونها وجود نداره و تنها برای راحتی و دقت در کار حسابداری و نگهداری بهتر حسابها تنظیم میشن، دفتر معین یکی از دفاتر غیر رسمی به حساب میاد

البته الان دیگه باید متوجه شده باشی وقتی که نرم افزاری داری که در سطح گروه، کل، معین و تفضیل داره حسابها رو نگه میداره دیگه واقعا لزومی به وجود دفتر معین نیست

باید بگم که دفتر معین همون سطح معین کدینگ نرم افزار مالی هستش به طور مثال اگر یه حساب کل داریم به نام موجودی نقد و بانک این حساب کل یکسری معین هایی داره مثل معین بانک و معین تنخواه گردان و باید در نظر داشته باشیم که در نهایت مجموع این حسابهای معین باید با حساب کل برابری کنه

در واقع از دفتر معین برای تفکیک حسابهای دفتر کل استفاده میشده

برخی از مهمترین و رایج ترین دفاتر معین شامل این موارد هستند

دفتر معین بانک

دفتر معین بدهکاران

دفتر معین اموال

دفتر معین بستانکاران

دفتر صندوق:

که ورود و خروج روزانه وجوه نقد را مشخص میکنه

در حال حاضر که گردش حساب صندوق رو میشه به روشهای زیادی داخل زیر سیستم خزانه داشت دیگه به وجود دفتری به نام صندوق که ورودیها و خروجی های نقدینگی رو داخلش ثبت کنیم نیازی نیست

دفتر ثبت بروات و سفته ها:

که تاریخ وصول و پرداخت این اوراق داخل این دفتر ثبت میشه

طی این مقاله کاملا با دفاتر رسمی و دفاتر کمکی برای کسب و کارها آشنا شدیم و تا اینجا متوجه شدیم که الزام برای داشتن دفتر روزنامه و دفتر کل که جز دفاتر رسمی هستن بخاطر ماده 6 قانون تجارت هستش نه قانون مالیاتهای مستقیم .