موارد رد دفاتر قانونی

«موارد رد دفاتر قانونی»

توی این مقاله میپردازیم به موضوع موارد رد دفاتر قانونی، در رابطه با انواع دفاتر توی مقاله دفاتر قانونی و کمکی در حسابداری کلی گپ زدیم، میتونی برای اینکه اطلاعاتت رو در این زمینه بالا ببری به این مقاله مراجعه کنی.
حالا بیایم و مواردی رو که باعث رد دفاتر قانونی میشه رو بررسی می کنیم؛

1-اگر برای پلمب دفاتر رویه قانونی رو طی نکنی، دفاتر از طرف سازمان امور مالیاتی رد میشه یعنی تمام جزئیاتی که در نهایت منجر به این میشه دفاتر به صورت قانونی پلمب بشه اگر رعایت نشه، اون دفاتر حتی اگر هم باشن و حتی اگر تحریر هم بشن، کمکی بهتون نمیکنه بخاطر همینه که در رسیدگی ها اول از همه ممیز دفاترمون رو میگیره و استعلام دفاتر رو از طریق پنجره سازمان امور مالیاتی و اداره ثبت شرکتها انجام میده تا مطمئن بشه که شما از همون دفاتری استفاده کردی که توسط اداره ثبت شرکتها پلمپ شده، حالا اگه از اون دفاتر استفاده نکنی و دفاتر پلمب نشده باشه دست ممیز رو باز میگذاری که دفاترت رو رد بکنه.

2-اگر در زمان رسیدگی مشخص بشه که دفاتر فاقد یک یا چند برگه هست، دفاتر از طرف سازمان امور مالیاتی رد میشه پس زمانی که دفاتر رو تحویل میگیرید تعداد برگه هاش رو کنترل کنید اگر ممیز برسه به اینجا که متوجه بشه توی دفاتر تحریر شده یک برگ یا چند برگ وجود نداره با توجه به فلسفه تحریر دفاتر، چون دیگه از این موضوع اطمینان نداره که شما تمام عملیات یکسال مالی رو تحریر کرده باشی، میتونه دفاتر رو رد کنه، نکته مهم اینجا اینه که اگر قبل از سال 1398 بود به دنبال رد شدن دفاتر، علی الراس میشدی اما از سال 1398 به بعد دیگه علی الراسی وجود نداره البته در حال حاضر اگر مواردی که گفته میشه رعایت نکنی جریمه عدم ارائه دفاتر میخوری.

3-اگر زمان تحریر دفاتر یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر ثبت نشه دفاتر رد میشن. با توجه به اینکه فلسفه وجود دفاتر اینه که تمام عملیات مالی در اون تحریر بشه اگر محرز بشه که یک یا چند فعالیت مالی یعنی چندتا سند حسابداری رو نزده باشی حتی اگه مابقی اسناد رو زده باشی و مطابق با الگوی تحریر دفاتر، رفتار کرده باشی دفاتر رد میشن. به طور مثال اگه یه فاکتور خرید یا یه فاکتور فروش قابل توجه دست ممیز برسه (از جاهای مختلف) مثلا از صورت معاملات یا از منابع دیگه و اطمینان پیدا کنه که این موارد توی دفاتر تحریر نشده باشه دیگه این رو تعمیم میده و میگه وقتی یک عدد فاکتور فروش ثبت نشده، امکان داره که صدتا فاکتور فروش هم ثبت نشده باشه.
پس این جز تکالیف یه حسابداره که اطمینان پیدا کنه تمام رویدادهای مالی و اسناد و مدارک به واحد مالی ارائه شده باشه و سند حسابداریش خورده و روکش گرفته بشه و مستندات، پیوست سند بشن و مطابق با اونها تحریر دفتر روزنامه و دفتر کل انجام شده باشه.

4-یکی از مهمترین مواردی که منجر به رد دفاتر میشه تقدم و تاخر در ثبت رویدادهای مالی هستش همونطور که میدونید روال روتین به این شکله که ممیز انتظارش اینه که طبیعتا رخدادهای مالی پشت سر هم به ترتیب تاریخ و با در نظر گرفتن تقدم و تاخر عملیات اتفاق بیوفته به طور مثال شما یه جنسی رو میفروشی و طرف مقابل جنس رو میخره شما فاکتوری صادر میکنی و طرف مقابل این فاکتور رو دریافت میکنه شما سند حسابداری فروش میزنی و طرف مقابل سند حسابداری خرید رو میزنه.
منطقا وقتی  اسناد و مدارک جابجا میشه سازمان امور مالیاتی و ممیز امور مالیاتی در زمان رسیدگی، انتظارش اینه که تقدم و تاخر در عملیات رعایت بشه یعنی شما فاکتور فروش صادر کنی و طرف مقابل بیاد و فاکتور فروش شما رو در قالب خرید خودش در همون تاریخ یا از همون تاریخ به بعد ثبت کنه.

تقدم و تاخر در ثبت
حالا تقدم یعنی چی؟ یعنی یه جنسی 15 اردیبهشت فروخته میشه به طرف مقابل و فاکتور فروش 15 اردیبهشت صادر میشه، اگر طرف مقابل خریدش رو به تاریخ 13 اردیبهشت توی دفاتر خودش ثبت بزنه این میشه تقدم در ثبت و نشون میده که این رخداد مورد داره چون روال روتین عملیات و جریان منطقی عملیات پشت سر گذاشته نشده به این دلیل که طرف مقابل هنوز جنس رو از فروشنده دریافت نکرده و فاکتور فروش رو نگرفته، چطور دو روز قبلتر سند حسابداری رو توی دفاترش ثبت کرده.
تاخر در ثبت هم همینطوره، چون تاخیر در تحریر دفاتر روزنامه اگر بیشتر از پانزده روز باشه و تاخیر در انتقال به دفتر کل، بیشتر از موعدی باشه که داخل قانون ذکر شده (تا پانزدهم ماه بعد)، تخلف به حساب میاد.
پس سازمان امور مالیاتی انتظارش اینه، زمانی که فاکتور فروش صادر میشه در همون تاریخ عملیات فروش، سند ثبت بشه و بعد ثبت داخل دفتر روزنامه زده بشه و در نهایت ثبت داخل دفتر کل هم انجام بشه، پس تاریخی که فاکتور صادر میشه و برای طرف مقابل هم این فاکتور ارسال شد سند حسابداری زده بشه و روکش سند گرفته شه و مستندات پیوست بشه و از تاریخ فاکتور فروشی که داخل سیستم ثبت شد نهایتا تا 15 روز بعد باید ثبت تحریر دفتر روزنامه انجام و تا پانزدهم ماه بعد هم ثبت دفتر کل صورت بگیره، طرف مقابل هم همینطور باید رفتار کنه یعنی فاکتور رو که دریافت کرد نه به تاریخی عقبتر بلکه در همون تاریخ یا از اون تاریخ به بعد ثبت رو انجام بده. اگر جنس با تاخیر به دست خریدار برسه در نهایت نمی تونه زودتر از فاکتور فروش، سند خرید بزنه و این سند باید به همون تاریخ فروش باشه یا چند روز بعدش که کالا به دستش میرسه و رسید تعدادی میشه بنابراین  از تاریخ سند حسابداری و از تاریخ فاکتور فروش تا 15 روز بعد باید ثبت دفتر روزنامه بشه و نهایتا تا پانزدهم ماه بعد هم ثبت دفتر کل انجام بشه، اگر هرکدوم از این تاریخ های ثبت سند حسابداری و یا تاریخ تحریر غیرمنطقی عقب یا جلو بیاد موجب رد دفاتر میشه.

5-عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکزی باعث رد دفاتر میشه به طور مثال اگه کسب و کاری شعبه داشته باشه حتی اگه شعبه، دفاتر قانونی جداگانه پلمپ کرده باشه دفتر مرکزی موظفه توی بازه های زمانی مشخص عملیات شعبه رو توی دفتر مرکزی ثبت کنه.

6-اگر مودی ادعا کنه که بنا به دلائلی خارج از اختیارش، دفاتر از دسترسش خارج شده اجازه داره که مجدد دفاتر رو پلمپ و با تاخیر تحریر کنه و مشکلی هم نداره. اگر مودی ادعا کنه دفاتر خارج از دسترسش بوده اما بالاترین مسئول اداره امور مالیاتی غیر اختیاری بودن این مساله رو تائید نده، دفاتر رد میشه پس اگر گفته میشه دفاتر خارج از دسترسه، شرط بسیار مهمش غیر اختیاری بودنشه که سازمان امور مالیاتی فقط به استناد مدارک و مستنداتی که سایر مراجع رسمی صادر کردن و تایید دادن، این غیر اختیاری بودن رو میپذیره به طور مثال دادگاه اعلام کنه بنا به شرایطی دفاتر نزد دادگاهه یا نیرو انتظامی اعلام کنه دفاتر سرقت شده و این اتفاق صورتجلسه شده باشه در غیر این صورت اگه بالاترین مسئول اداره امور مالیاتی غیر اختیاری بودن این مساله رو تائید نده دفاتر رد میشه.

7- یه چیزی که بدیهی هستش اینه که اگر مندرجات دفاتر با اطلاعات نرم افزار یا با اطلاعات سامانه بر خط معاملات مطابقت نداشته باشه دفاتر رد میشه حالا سامانه برخط معاملات چی هستش؟ یه سری شرکتهای خاص مثل شرکتهای حوزه پتروشیمی از سامانه ثامن برای اعلام معاملاتشون استفاده میکنن، البته در حال حاضر با اجرایی شدن سامانه مودیان اگر دفاتر مودی با اطلاعات سامانه مودیان همخوانی نداشته باشه دفاترش رد میشه.

8-زمانی که یه رویداد مالی اتفاق میوفته، در تاریخ مشخصی سند حسابداریش زده میشه و سند مربوطه اش پرینت و مستنداتش پیوست میشه و در ادامه ثبت دفتر روزنامه و ثبت دفتر کل هم انجام میگیره اگر با این روال پیش بریم و دفتر روزنامه رو از بالا پر کنیم بیایم پایین و دفتر کل رو هم بسته به اینکه کدوم حساب T رو بخوایم تکمیل کنیم، بیایم پایین، نباید جای خالی توی دفاتر داشته باشیم چون جای سفید بیش از حد معمول گذاشتن در زمان تحریر دفتر روزنامه و دفتر کل، معنیش این میشه که شما جای خالی گذاشتی تا یه سند حسابداری رو اونجا ثبت کنی یا برای دفتر کل معنیش این میشه که میخوای در آینده توی اون جاهای خالی عدد بگذاری تا ته جمعش رو برسونی به عدد مورد نظرت.
البته اگر اون جای خالی بنا به یکی از این دلایل باشه، موردی نداره؛
الف-ثبت تراز افتتاحیه یعنی فروردین ماه که کسب و کار شروع میکنه به فعالیت چون هنوز حسابهای سال قبل بسته نشده به فرض نصف صفحه خالی گذاشته میشه که بعدا سند افتتاحیه داخلش درج بشه البته با توجه به اینکه تا 31 تیرماه فرصت هست یعنی تا تاریخ ارسال اظهارنامه عملکرد که حسابها بسته بشه، پس عملا توی کسب و کارها، سال مالی جدید که شروع میشه از همون ابتدا، عملیات سال جدید تحریر میشه و هر زمان حسابهای سال قبل که بسته شد و تعیین تکلیف شد مشروط بر اینکه به تاریخ ارائه اظهار نامه نرسیده باشه بین سندهای سال جاری، سند افتتاحیه هم ثبت میشه پس در عمل جای خالی گذاشتن برای سند افتتاحیه چالش بوجود میاره و توصیه نمیشه.
ب-سفید موندن پایین صفحات در پایان روز، هفته و ماه به شرط اینکه اسناد دارای شماره ردیف باشن و قسمت سفید مونده با خط بسته بشه.
به فرض زمانی که دفتر کل رو پر میکنی میای پایین مسلما عملیات که تموم میشه چون روز بعد هنوز شروع نشده مسلما یک صفحه تا پایین پر نمیشه در این حالت مشکلی نداره به شرط اینکه سندهای بالا رو که نگاه میکنی شماره ردیف داشته باشه.

9-عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت شده چه این دفاتر تحریر شده باشن یا نانویس باشن باعث رد دفاتر میشن.
در روز رسیدگی اولین چیزی که ممیز صورت مجلس میکنه اینه که چند جلد دفاتر قانونی تحویل گرفته شده حتی اگه یکی از دفاتر تحریر نشده باشه یعنی تعداد ثبتها اونقدر نبوده که جلد بعدی داخلش ثبتی زده بشه پس این دفتر نانویس هم باید توی جلسه رسیدگی به ممیز ارائه بشه و صورت مجلس بشه، پس اگه چندین جلد دفتر بگیری حالا چه تحریر کرده باشی و چه نانویس باشه اگر روز رسیدگی همراهت نباشه و ممیز صورت مجلس نکنه برات چالش جدی پیش میاد.

10-تغییر نرم افزار حسابداری در طی سال مالی بدون اطلاع قبلی به سازمان امور مالیاتی منجر به رد دفاتر میشه حتی اگر تمام عملیات نرم افزار قبلی داخل نرم افزار جدید ریخته بشه.
اگر سازمان امور مالیاتی در جریان تعویض نرم افزار قرار نگیره دچار چالش میشین چون باید اطلاع رسانی به گونه ای باشه که ما نرم افزار جدید خریدیم و قصد داریم در سال مالی جدید از اولین روز سال مالی شروع کنیم و ازش استفاده کنیم.

11-تغییر روش نگهداری دفاتر و اسناد حسابداری از ماشینی به دستی و بالعکس در طی سال مالی یعنی هرگونه نگهداری اسناد و مدارک در طول سال تغییر روش و رویه داشته باشه مثلا دستی باشه، بشه نرم افزاری و یا از نرم افزار الف تبدیل بشه به نرم افزار ب، منجر به رد دفاترت میشه.
12-تحریر دفاتر قانونی به زبان غیر فارسی و با واحد پولی غیر رایج باعث رد دفاتر میشه.
13-حذف برخی از عملیات در دفاتر الکترونیکی منجر به رد دفاتر میشه یعنی اگر سازمان متوجه بشه شما اسناد و مدارکی رو داشتی و توی نرم افزار ثبتش نکردی و این عدم ثبت از طریق منابع دیگه به سازمان اطلاع رسانی بشه و متوجه بشه که برخی از عملیات از دفاتر حذف شده، حکم به رد دفاتر میده.
طی این مقاله سعی شد تا موارد مربوط به رد دفاتر قانونی به زبان ساده بیان بشه تا بتونه توی این زمینه چالش های حسابداران عزیز رو کاهش بده، به امید مفید فایده واقع شدن مطالب این مقاله.