آیین نامه و روش اجرایی

« آیین نامه و روش اجرایی»

توی این مقاله قراره آشنا بشیم با دو مستند سازمانی به نامهای آیین نامه و روش اجرایی
سوالی که اینجا ذهن ما رو درگیر میکنه اینه که مستندهای سازمانی چی هستن؟
برای اینکه ما داخل یک سازمان گردش صحیح اطلاعات و همچنین نظم در انجام امور رو ساماندهی کنیم نیاز به تهیه و تنظیم چهار مستند کلیدی داریم، این چهار مستند عبارتند از:

1-آئین نامه
2-روش اجرایی
3-دستورالعمل
4-چک لیست

به طور مثال یکی از مهمترین دغدغه های واحد مالی نرسیدن به موقع اسناد و مدارک به این واحده، حالا این مدارک یا به موقع نمیرسه یا ناقص میرسه یا اصلا نمیرسه برای برطرف کردن این چالش میایم با اتکا به این چهار مستند شرایط رو ساماندهی میکنیم، آئین نامه اولین مستندی هستش که بهش میپردازیم

آئین نامه یا bylaw به مقرراتی گفته میشه که مقامات صلاحیت دار، اون رو وضع میکنن و در معرض اجرا میگذارن
مثلا مجموعه مقرراتی که از طرف مدیرعامل و هیئت مدیره شرکتها تصویب میشه تا شرکت بر اساس اون مقررات اداره بشه رو بهش میگن آئین نامه…
پس یه جورایی میشه گفت آئین نامه همون قانونه و قانونگذار ملزم میکنه که باید این قوانین در سطح سازمان رعایت بشه حالا چون ما تمرکزمون روی کسب و کارهای خصوصی هستش قانونگذار مدیرعامل و اعضای هیات مدیره هستن و وقتی قانونی رو تصویب میکنن این قانون در قالب آئین نامه ارائه میشه مثلا اداره امور تنخواه گردان باید بر اساس آئین نامه تنخواه گردان صورت بگیره تا همه چیز در زمینه تنخواه بر اساس مقررات تعیین شده توسط هیئت مدیره باشه و نسخه ای از این آئین نامه قطعا باید در واحد مالی سازمان قرار بگیره …
آئین نامه ای که مشخص کنه تنخواه دار باید آدمی باشه با چه ویژگی هایی و مشخص کنه که در قبال نقدینگی که در اختیارش هست چه تضمین هایی باید از تنخواه دار گرفته بشه و این آئین نامه باید مشخص کنه که اون آدم مجازه چه هزینه هایی رو با پولی که در اختیارشه انجام بده …
پس مجموعه قوانینی که نفرات قانونگذار مشخص میکنن در قالب آئین نامه تصویب میشه و در اختیار مدیران سازمان قرار میگیره، و باید بدونید که بسیاری از سازمانها و بسیاری از کسب و کارهای ما به دلیل بی نظمی ناشی از نبود قانون دچار چالشهای زیادی شدن، پس اگر آئین نامه ای وجود داشته باشه که در سطح سازمان جاری بشه باعث ایجاد نظم در سازمان میشه

حالا میریم به سراغ روش اجرایی
روش اجرایی دومین مستند از اون چهارتا مستند رسمی و کلیدی هستش که اگر برای واحد مالی و سایر واحدها توی هر کسب و کاری تهیه بشه معجزه میکنه و نظم بی نهایتی رو میتونه ایجاد بکنه و جلوی دوباره کاریها و کشمکش های احتمالی رو هم بگیره، گفتیم آئین نامه، قانون هستش یعنی به عنوان مثال نفر اصلی سازمان در قالب آیین نامه تنخواه میگه قانون اینه که در شرکت ما برای اینکه بخاطر تمام مخارج کوچیک و جزئی نخوایم سیستم بانکی و دسته چک و … رو درگیر بکنیم یک سمتی تعریف میشه به اسم تنخواه دار که این خودش میشه آئین نامه یعنی قانونگذاری انجام شده اما آئین نامه به تنهایی منجر به انجام کار درست نمیشه برای اینکه آئین نامه تبدیل بشه به آنچه که در عمل داره اجرا میشه ما نیاز داریم به سه تا مستند داریم تحت عنوان:
1-روش اجرایی
2-دستور العمل
3-چک لیست
یه جورایی میشه گفت که این سه تا ابزار در کنار هم کمک میکنه قانونی که داخل آئین نامه نوشته شده اجرایی بشه
روش اجرائی یک فرآیند رو تشریح میکنه و اینکه روش اجرایی هم به خودی خود باعث انجام کار نمیشه چگونگی انجام کار رو دستورالعمل مشخص میکنه پس اگر آئین نامه قانونه و روش انجام کار رو دستور العمل مشخص میکنه، روش اجرایی چیه؟

روش اجرائی یک مستندی هستش که بر اساس اون کاملا شفاف میشه برای اینکه کاری در سازمان انجام بشه و برای اینکه فرآیندی مدیریت بشه چه واحدهایی دخیل هستن و چه کارهایی رو باید انجام بدن به عنوان مثال چگونه تامین شدن نیازمندی واحد تولید، روش اجرایی میخواد مثلا ما توی آئین نامه قانون گذاری کردیم و مدیر عامل و اعضای هیئت مدیره گفتن که هر زمان واحد تولید نیاز به مواد اولیه داشت این در اختیارش باشه و شرکت بخاطر نبود مواد اولیه خط تولیدش نخوابه و آسیب نبینه پس ا این میشه قانونه
روش اجرای میگه برای اینکه این قانون اجرا بشه که همیشه نیازمندیهای تولید در دسترسش باشه تعدادی از واحدهایی که مشخص شدن باید به صورت زنجیره ای توی بازه های زمانی مشخص یکسری کارها رو انجام بدن تا در نهایت نیازمندیهای واحد تولید همیشه در اختیارش باشه و خط تولید نخوابه این مستند سازمانی که میاد اسم میبره که کدوم واحدها دخیل هستن و چه کارهایی رو باید انجام بدن تا نیازمندی تولید همیشه فراهم باشه اسمش روش اجرائی خرید و تامین هستش
به طور مثال فرآیند تهیه و تنظیم بودجه هم خودش نوعی روش اجرائی محسوب میشه، آئین نامه بودجه میگه برای اینکه شرکت بتونه برای مجموعه درآمدها و هزینه هاش برنامه ریزی انجام بده باید در سازمان، بودجه جامع تهیه بشه و این بودجه سالی یکبار تهیه میشه و فصلی یکبار پایش میشه، برای اینکه این قانون اجرایی بشه ما روش اجرایی بودجه رو داریم و توضیح میده برای اینکه بودجه جامع سازمان تهیه بشه تعدادی از واحدهای مشخص در فلان تاریخ باید یکسری از کارها رو انجام بدن تا انتهای این پروسه بودجه آماده باشه و یکبار تهیه بشه و خرد بشه به چهار فصل و در انتهای هر فصل ما بررسی کنیم آنچه در سازمان اتفاق میوفته با اونچه که ما در بودجه پیش بینی کردیم آیا همخوانی داره یا خیر ، پس مستند سازمانی که میاد مشخص میکنه کدوم واحدها باید یکسری کارها رو انجام بدن تا بودجه آماده بشه، روش اجرایی تهیه و تنظیم بودجه نام داره
با تنظیم روش های اجرایی لازم میشه سازمان و گردش اطلاعات و روابط رو منظم کرد و هرچقدر این روابط منظم تر باشه هزینه های جذب نشده و هزینه هایی که منجر به درآمد نمیشه رو میشه مدیریت کرد

طی این مقاله شما با دو مستند از چهار مستند سازمانی به نامهای آیین نامه و روش اجرایی آشنا شدین، امیدوارم مطالب مطرح شده داخل این مقاله براتون مفید واقع شده باشه.