نکات مهم در زمان انتخاب و خرید نرم افزارهای مالی و حسابداری 1

انتخاب نرم افزار

مافرض رو بر این گذاشتیم ، وارد کسب و کاری شدیم که جز واحد مالی ، همه مشغول به کار هستن . نیرو رو جذب کردیم ، فضا و امکانات رو درخواست کردیم ، امکانات شبکه رو درخواست کردیم و الان همه چیز فراهم هست. حتی اگه شما فضای مناسب داشته باشی و بهترین نیروهارو هم در اختیار داشته باشی ،  خلاء یک ابزار بسیار مهم و تاثیر گذار در اینجا مشخصه ، اونم نرم افزار مالی هستش .

وقتی شما به جایگاه مشاور مالی عملیاتی میرسی ، باتوجه به این که افراد و کسب و کارها بسیار متنوع هستن ، بخشی از آنها در حوزه تولیدی ، بخشی در حوزه بازرگانی ، بخشی خدماتی و … کار میکنن. اونایی که در تولید هستن ، بعضیاشون خیلی کوچیک ، بعضیاشون متوسط و بعضیاشون بزرگ هستن . بنابراین باید آگاهی خودتون رو در شناخت نرم افزار و پیشنهاد دادن نرم افزار بالا ببرید. بخاطر اینکه فلسفه ی حضور شما اینه که سعی کنید ، سازمان با صرف حداقل منابع به حداکثر کارایی و اثربخشی برسه.

نکته ی مهم : بعد ها به عنوان مدیرمالی ، با شرکت های نرم افزاری مختلف ارتباط بگیرید. یعنی توی سربرگ شرکت ، بعداز هماهنگی با کارفرما نامه بزنید و به کارفرما بگید که قرار نیست نرم افزار رو عوض کنیم ، ولی از اونجایی که من میخوام متوجه بشم شرکت های نرم افزاری ، الان به چه تکنولوژی های جدیدی رسیدن و چه محصولات جدیدی ایجاد کردن، شاید بتونیم توی کسب و کار فعلی یا کسب و کار بعدی ازش استفاده کنیم . من با اجازه ی شما یک نامه سوری به آنها میزنم که دعوتم کنن، برم اونجا و پرزنت و دموی نرم افزار جدیدشون رو ببینم و مقایسه کنیم آنچه را که ما داریم و آنچه را  آنها که دارند.

از این طریق وقتی شما ، سالی دوتا شرکت نرم افزاری برید و با جدیدترین نرم افزارهاش آشنا بشید ، روزی که مشاور  میشید ، قطعا دید وسیعی پیدا میکنید . بنابراین توی بازه ی زمانی پنج سال پیش رو ، به محض اینکه رئیس حسابداری یا مسئول حسابداری شدید ، و در واقع به جایگاهی رسیدید که تونستید توی سربرگ شرکت با اجازه کارفرما نامه بزنید ، نامه بزنید و وانمود کنید میخوایید نرم افزارو عوض کنید و برید دمو رو ببینید.

-نرم افزارها چه کاری انجام میدهند ؟ از نگاه ما ، نرم افزار یک ابزاری هست که ، ما اطلاعات را درون آن میریزیم و بعد گزارش میگیریم . به همین سادگی نیست ، ما باید بدونیم دقیقا نرم افزارها چه کاری انجام میدن که در اونجایی که لازمه ازشون استفاده کنیم،  و در اونجایی که یک راه دیگری به جز  اون نرم افزار مالی وجود داره ، از اون استفاده کنیم. بنابراین نگرش یک مشاور ، این نیست که حتما باید فلان نرم افزار، توی همه ی شرکت ها نصب بشه تا اینکه ما به خواستمون در واحد مالی برسیم.

اگه به جایی رسیدید که به عنوان مشاور ، مدیر مالی یا رئیس حسابداری ، بهتون گفتن از کدوم نرم افزار استفاده کنیم ، باتوجه به تکنیکی که بهتون یاد دادم ، مثلا : رفتی و با شرکت های مختلف صحبت کردی و دموی محصولات جدیدشون رو دیدی ، باید براساس معیارها و اصولی که جلوتر میخوام بهتون بگم ، نرم افزار مناسب رو متناسب با شرایط کارفرمایی که مشاورش شدی بهش پیشنهاد بدی و در نهایت وقتی نرم افزار  نصب شد ، حواست به چند نکته که الان میخوام توضیح بدم باشه .

*مزایای نرم افزار  :

1)افزایش سرعت در فرآیند گزارشگری : یعنی اگه قرار باشه اسناد و مدارک حسابداری رو در یک گونی بریزیم و به یک حسابدار بدیم ، روی میز خالی کنه و یدونه دفتر کنارش بزاره و شروع کنه به نوشتن  یا در بهترین حالت یک فایل اکسل داشته باشه ، مسلما بسیار زمان بر بوده، تا گزارش مدیریت بیرون بیاد و نرم افزار این سرعت در گزارشگری رو بالا میبره . به این معنی هست که اگه توی شرکتی بودید که این شرکت خیلی کوچیک بود وکارفرما هیچ انتظاری از واحد مالی نداشت جز  اینکه مثلا سالی یکبار کار اظهارنامه رو انجام بده ،  ممکن هست برای اون شرکت بگیم ، چون طیفی از گزارشات وجود نداره یا نرم افزار نیاز نیست ، یا با توجه به اینکه شما چیزی نمیخوای ولی حجم اسناد و مدارک زیاده ، تهش مثلا فلان نرم افزار رو اونم فقط سیستم مالیش رو میگیرید و نمیخواد هزینه کنی و زیر سیستم بخری . چون زیر سیستم ها هزینه های بیشتری رو به کارفرما تحمیل میکنه و اصلا فلسفه ی وجود زیر سیستم گزارشات متنوع تر گرفتن هستش.

2)افزایش میزان دقت در ثبت اطلاعات :  یعنی علاوه بر اینکه شما میتونید از نرم افزار اکسل استفاده کنید برای حسابداری یک شرکت یا از نرم افزار اکسس یا حتی از نرم افزارهایی استفاده کنید که نرم افزار مالی هستن ولی دیتا بیس های ضعیفی دارن ، یعنی شما زمانی که سند میزنید و دکمه ی ذخیره رو میزنید ، این اطلاعات میره داخل دیتا بیس یا بانک اطلاعاتی نرم افزار ، اما اون بانک اطلاعاتی، میتونه ضعیف یا قوی باشه. پس از اونجایی که احتمال داره هرچقدر حجم اطلاعات بیشترباشه ، تعداد اسناد بیشتر باشه ، حجم گزارشات درخواستی بیشتر باشه ، احتمال خطا هم بالاتر بره . اینجاست که نرم افزار به کمک ما میاد . برای مثال ممکنه در اکسل شما  یک خطای ساده به وجود بیاد که باعث پاک شدن یکی از فرمول های اکسل بشه و شما هم متوجه نشید چون حجم فرمول ها بالاست و همه ی اعداد و ارقام در ذهن شما نیست . پس میزان افزایش دقت در ثبت اطلاعات ، هم در لحظه ای که دارید ثبت میکنید و هم اینکه بعدا اطلاعاتش به سادگی قابل دستکاری شدن هست یا نه باید مد نظرت باشه .پس اگه نرم افزار باشه ، دقت در ثبت اطلاعات بالا میره و البته بستگی به این داره که با چه نرم افزاری کار میکنید و اون نرم افزار چه آپشن و کارایی داره ، که به شما این امکان رو میده که جلوی خطای اپراتور یا حسابدارو بگیرید.

3) امکان کنترل کاراتر و اثر بخش تر: اگه نرم افزار مناسب وجود داشته باشه ، امکان اینکه رئیس حسابداری یا مسئول مالی  بتونه به صورت کاراتر و اثربخش تر، کنترل های لازم رو انجام بده زیاده . یعنی اگه کارشناس من در اکسل سند بزنه و سندرو پرینت بگیره  و مستندات رو ضمیمه کنه و به منه رئیس حسابداری بده ، من در اکسل اونو کنترل کنم و در نهایت سند رسی رو انجام بدم و بایگانی کنم ، در ظاهر همه چی درسته . اما اگه این کار از طریق نرم افزار انجام بشه ، امکانات بیشتری در اختیار رئیس حسابداری و مسئول حسابداری قرار میگیره که مطمئن بشه همه چیز درسته .همین که شما میتونی بعد از ثبت شدن یک سند ، از جاهای مختلف گزارش بگیری و اطلاعات رو باهم تطبیق بدی وعلاوه بر اینکه ظاهر سند درسته ، ممکنه توی تراز حساب ها ، یک حساب ماهیتش رو خلاف  کرده باشه . مثلا : حساب دریافتی که با یک سند ، ماندش بستانکار شده باشه ، فقط از طریق تعریف یکسری کنترل ها و مقایسه ی یکسری گزارشات  امکان پذیره. این کار با اکسل شدنی نیست. یا به عنوان مثال نرم افزار هایی قوی هستن که خودشون به شما گزارشات کنترلی میدن .در شرایطی که حجم اطلاعات بالاست ، حجم اسناد و مدارک بالاست، تنوع عملیات در کسب و کار زیاده و کارفرما جدول گزارش دهی شلوغی رو از واحد مالی انتظار داره ، وجود نرم افزار قطعا الزامی میشه .

4) ایجاد امنیت بیشتر در حفظ اطلاعات مالی و غیر مالی عملیات سازمان : زمانی که شما یک فایل اکسل داشته باشی ، ته امنیتش میتونه با یک دکمه ی اشتباه زدن منجر به پاک شدن اطلاعات یک سلول بشه . اگه نهایت امنیت رو ، براش ایجاد کرده باشی ، سلول های اکسل رو میبندی ، صفحاتشم میبندی،  ولی یک روز صبح میبینی کلا اکسلت باز نمیشه. پس اگه شما چندین و چند ماه، خودت به همراه  اعضای تیم ، دیتا وارد نرم افزار کنید ، یک روز صبح میبینی اکسلت دیگه باز نمیشه ، تمام اطلاعات و زحماتت از بین رفته . اگه متوجه نباشی خیلی راحت یک نفر ، اون اکسل رو کپی میکنه و میریزه داخل فلش باخودش میبره. بنابراین امنیت اطلاعات وجود نداره . اما زمانی که شما از نرم افزارهای مالی با دیتا بیس های قوی استفاده میکنی ، کسی به راحتی نمیتونه پشت نرم افزار بره ،  نمیتونه اطلاعات رو دست کاری کنه ، نمیتونه نرم افزار و اطلاعات شمارو کپی پیست کنه  و ببره. چون حتی بکاپ گرفتن از آن هم کار مشکلیه . بنابراین یکی دیگه از مزیت های مهم نرم افزار ، اینکه شما اطلاعات مالی ایجاد میکنید و این اطلاعات هم در زمان ایجاد شدن و هم در زمان حفظ شدن و هم در زمان پاک شدن امنه.

5)ایجاد امکان مدیریت هزینه /کاهش در برخی سرفصلهای هزینه/ ایجاد برخی سر فصلهای هزینه جدید : شما میتونید از طریق انتخاب نرم افزار درست، مدیریت هزینه کنید . خود مشاورکه وظیفش مدیریت هزینه هست، و اومده به سود آوری و نقدینگی سازمان کمک کنه ، خودش عامل اصلی خسارت زدن به سازمان میشه .چون نرم افزار، یکبار خریداری نمیشه و تموم بشه . وقتی نرم افزارو میخری و نصب میکنی ، دیگه لنگ اون نرم افزار هستی و سالهای سال لنگ اون شرکت تولید کننده نرم افزار و ورژن های بعدی اون نرم افزار هستی.پس اگه در زمان خرید نرم افزار عجله کنی ، نه تنها مدیریت هزینه ای صورت نگرفته بلکه از کانال قرار دادهای پشتیبانی  و تغییراتی که بخاطر شما میخوان در نرم افزار ایجاد کنن ، کلی خسارت باید بپردازید.

من اگه نرم افزار بگیرم میتونم در برخی از سرفصلهای هزینه ، کاهش ایجاد کنم . یعنی اگه متناسب با این حجم از رسید انباری که دارم ، نخوام از نرم افزار استفاده کنم ، باید چهارتا کارشناس انبار مستقر کنم ، باید یک اکسل رو براشون به اشتراک بزارم ،که اینها همزمان بتونن توی یک فایل اکسل اطلاعات واد کنن .اما اگه زمانی قرار باشه از نرم افزار مالی استفاده کنم که یوزرهای زیادی ازش استفاده میکنن و آدم های زیادی میتونن بلافاصله ازش گزارش بگیرن ،پس به این معنی هست که، اگه نرم افزار بیاد ، به همون اندازه که امکانت در اختیار من قرار میده ، میتونه منجر به حذف کارشناس بشه.به همین دلیل وجود نرم افزار میتونه در برخی سرفصلهای هزینه مثل : حقوق و دستمزد کاهش ایجادکنه .

نرم افزار به همون اندازه که میتونه منجر به مدیریت هزینه بشه ، خودش هزینه بر هم خواهد بود . یعنی شما یکبار هزینه میکنی و نرم افزارو خریداری میکنی و این هزینه قابل توجه است و دوم هزینه های سالیانه ای پرداخت میکنی ،تحت عنوان هزینه های پشتیبانی نرم افزار .  گاهی هزینه های مقطعی انجام میدی تا بخاطر شما در نرم افزار تغییرات ایجاد کنن . چون شما روز اول اون درخواست رو داخل درخواست خودت ندیدی وحالا متوجه شدی که بهش نیاز داری و چون دیگه نمیتونی نرم افزارو عوض کنی ، دست به دامن اون شرکت میشی که هزینش رو پرداخت میکنم ، بیا برای من تغییرات رو ایجاد کن .اما بدون استثنا ، خرید و استفاده از نرم افزار مناسب ، علاوه بر هزینه ی اولیه ، هزینه ی پشتیبانی و هزینه ی تغییرات احتمالی که  داره ، در بلند مدت شدیدا در مدیریت هزینه های سازمان تاثیر گذاره .بنابراین اگه تشخیص دادی که جدول گزارش دهی کارفرما شلوغه ، اگه دیدی هر گزارش رو در بازه زمانی دو ماهه یا شش ماهه میخواد، اگه دیدی حجم اطلاعات و تنوع اطلاعات زیاده ، حتما سراغ نرم افزار برو . اگه نرم افزار درستی انتخاب کنی، در بلند مدت وجود نرم افزار ، کاملا به لحاظ هزینه ای به نفع سازمانه .

6) نگاه فرآیندی : برخی از نرم افزارهایی که توی بازار وجود دارند ، نگاه فرآیندی دارند. یعنی نرم افزار های رایج در بازار ، به سمت ایجاد اطمینان نسبت به پیاده سازی روش های اجرائی سازمان گام برداشته. اگه شما بهترین روش اجرائی ممکن رو هم تهیه بکنید  که هم کامل باشه و هم همه توجیه بشن ، باتوجه به اینکه تجربه نشون میده ، وقتی عملیات اصلی سازمان ، استارت میخوره ، تک تک همین آدم هایی که درست فهمیدن که در فرآیند تامین ، مثلا مواد اولیه برای خط تولید باید چیکار کنن ، بخاطر هزارو یک دلیل از جمله : شلوغی ذهن ، بهم ریختن اولویت هاشون ، فشار جسمی و روانی که در طول روز بهشون میاد ، یادشون میره که روش های اجرائی رو با دقت پیاده سازی کنن . حالا اگه شما از نرم افزاری استفاده کنید که اون روش اجرائی رو عینا توی خودش به عنوان یک فرآیند تعریف کرده باشه ، کسی نمیتونه زیر آبی بره. یعنی شما یکبار روش اجرائی رو ریختید توی سیستم و خود سیستم مثل ربات به وقتش به شما آلارم میده ، کاری رو از شما میخواد، وتا زمانی که کارو از شما تحویل نگیره نمیزاره نفر بعدی کارش شروع بشه .به همین دلیله که نرم افزارهایی که نگاه فرآیندی دارن ، فوق العاده کار واحد مالی رو راحت میکنن و اگه فردی در سازمان وجود داشته باشه که به دلیلی بخواد در کاری که بهش میسپرن ، توی اموری که بهش محول میشه ،خصوصا از طرف واحد مالی ، بخواد زیرآبی بره، دیگه با کمک نرم افزارهای فرآیند محور نمیتونه فرار کنه . چون اگه کاری رو انجام نده ، نفرات بعد از اون بیکار میمونن وصدای نرم افزار و تمام اون نفرات در میاد . پس اگه در شرکتی کار میکنی که تعداد روشهای اجرائی زیاده ، یا واحدهای مختلف سازمانی که باید به شما اطلاعات مالی یا اطلاعات عملیاتی برسونن بالاست، بلا استثنا باید به سمت نرم افزار هایی که نگاه فرآیندی دارن برید .